La posibilidad de una gestión en la nube de trámites que tienen que ver con la organización de tiempos en la empresa es una oportunidad para simplificar las tareas en los departamentos de recursos humanos. El despacho de formalidades como permisos, vacaciones o nóminas pero también las autoevaluaciones de desempeño o informes a los que la plantilla puede acceder directamente facilita las labores al departamento de gestión de personal.
Es una herramienta fundamental en compañías con sedes en diferentes países, para expatriados o, sencillamente, en aquellas en las que no hay coincidencia de horarios entre algunos empleados y el departamento de recursos humanos. Estas son algunas de las principales funcionalidades que integra un portal del empleado.
Los departamentos de recursos humanos suelen tener una gran carga administrativa que se lleva una importante parte del tiempo. El portal del empleado permite que algunas de las solicitudes más habituales que llegan al departamento puedan autoadministrarse mediante una aplicación a la que se tendría acceso desde cualquier ordenador.
Gestión de documentación laboral
Dentro de las peticiones que llegan a RRHH, una de las más habituales es la documentación laboral. Colgar las nóminas en el portal evita entregarlas en mano con el consiguiente ahorro tanto ecológico como económico en papel. Además es recurrente el que se soliciten duplicados de nómina para justificar la compra o adquisición de bienes y servicios.
En este espacio personal el empleado también tendría acceso a su contrato y anualmente tendría disponible el certificado de retenciones.
Gestión de tiempos
Otra de las funcionalidades que incluyen estas aplicaciones es la posibilidad de organizar el flujo de peticiones de permisos o solicitud de vacaciones. Mediante una aplicación de calendario donde se integren los días disponibles con las vacantes por día los empleados podrán gestionar sus días libres.
En empresas con turnos de trabajo también es interesante añadir la opción de cambiar turnos con otros compañeros. La opción de aceptar o no los cambios y de que estos aparezcan en tiempo real evitará errores y confusiones a la hora de cubrir turnos.
También pueden señalarse los periodos de cierre y las necesidades dimensionamiento de la plantilla con opciones de horas extra u horas complementarias.
Evaluación de desempeño
Es interesante que los empleados tengan información actualizada sobre su desempeño. Si existe un sistema de incentivos fundamentado en el logro de objetivos pueden aparecer los datos personalizados y gráficas que ayuden a visualizar el estado en el que se encuentran en cada momento del periodo. Puede ser adecuado acompañar con sugerencias de mejora o ayudas para conseguirlos.
Integrar un sistema de control de gastos es otra de las utilidades que puede ofrecer un portal del empleado. Determinados departamentos en la empresa como los relacionados con la función comercial o cargos medios o directivos con reuniones que implican desplazamientos dentro de la misma ciudad o provincia, o en otras, incluso en el extranjero, incurren en gastos en transporte (parking, peajes, dietas y alojamiento) que conlleva su actividad. Visualizar estos gastos por ambas partes, empleado y empresa, favorece la toma de conciencia sobre el gasto y una correcta gestión.
Comunicación interna
A través del portal del empleado puede aparecer la información corporativa de ámbito interno. Puede incluir tanto la permanente como el código de conducta, vestimenta o el manual de estilo para la comunicación con clientes y proveedores. Como la relacionada con la política de comunicación para medios que incorpore un dossier con imágenes de las sedes y notas sobre la actividad de la compañía. Es una forma de velar por que la imagen de la empresa sea coherente en todas las comunicaciones ya que el acceso es inmediato.
En este apartado también podría aparecer el calendario laboral con las festividades, fechas clave en la empresa como las de cierre, eventos en los que participa la compañía o los días de puertas abiertas.
También será un importante canal de comunicación inmediata, integrando sistemas de alertas, ante información que pueda ser de interés para los empleados mediante comunicados.
Existen una serie de servicios y productos en los que se establecen descuentos y ofertas para los trabajadores. Tener un catálogo de estos descuentos en el portal supone una oportunidad para darles difusión y que sean de máximo aprovechamiento lo que redundará en la satisfacción del empleado.
La información sobre qué permisos están contemplados en el convenio y las características acordadas como si son o no remunerados, el número de días que corresponden ante determinadas eventualidades evitará conflictos y malos entendidos.
Información para expatriados sobre los países en los que puede estar desplazado con consejos, recursos y cuestiones prácticas como información sobre vivienda, colegios, opciones para hacer turismo, tributaciones, regulación laboral en el país y cuestiones culturales puede estar recogida en este apartado.
Estas aplicaciones suelen ofrecerse también en versión mobile por lo que la accesibilidad y capacidad de gestión en cualquier lugar y momento se incrementan en beneficio de la agilidad en la gestión.