Entre las técnicas de evaluación y análisis sobre la situación en la que se encuentra una empresa y su potencialidad de transformación una de las más habituales es el análisis GAP. Este término hace referencia a la “brecha”, es decir al espacio que queda entre lo deseable y la situación real. Esta valoración permite conocer a las organizaciones dónde se encuentran, a dónde quieren llegar y qué pasos tienen que dar para conseguirlo. El análisis GAP también sirve para saber si esos objetivos son realistas o excesivamente ambiciosos teniendo en cuenta la situación de la que se parte.
En qué consiste un análisis GAP
El esquema de un análisis GAP es bastante sencillo. Se trata de un proceso en el que en primer lugar es necesario definir el área o las áreas sobre las que se pretende una mejora. A continuación, detallar qué aspectos más concretos dentro de esa parte sobre la que se quiere actuar ayudarían a su desarrollo. Por último, se definirían los objetivos, hasta dónde se quiere desarrollar cada aspecto. Para esto, el análisis GAP propone hacer una instantánea del estado actual de cada parámetro y una proyección de hasta dónde se quiere llegar.
Ese espacio es el lugar de juego. Para transitar de un estado al otro es necesario dar una serie de pasos. Un plan de acción en el que uno de sus primeros cometidos será describir el momento actual. Para conseguirlo se puede recurrir a diferentes fuentes.
Por ejemplo, imaginamos que se quiere implantar un plan de igualdad en la empresa para lograr la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres en la organización. Se puede recurrir a información más cuantitativa, por ejemplo, las retribuciones en una empresa. Como cualitativas con focus group, encuestas de clima laboral o entrevistas en profundidad que ayudarían a saber la percepción que tiene la plantilla sobre las diferencias en las oportunidades de crecimiento profesional en la empresa entre ambos sexos. La técnica que se utilice dependerá del área que se quiera evaluar. Estos datos formarán parte de una primera fase dentro del análisis que se denomina situación de partida o estado actual.
El escenario donde todos los objetivos propuestos se han alcanzado o al que se aspira llegar será lo que se define como el estado futuro. El plan de acción es la batería de medidas orientadas a cerrar esa brecha entre ambos estados.
Modos de cerrar la brecha
Este sería un esquema básico sobre una análisis GAP pero pueden añadirse acciones intermedias como realizar una proyección del estado actual en condiciones óptimas. Es decir, aplicando correctivos y ajustes para mejorar lo que hay sin necesidad de acometer acciones demasiado drásticas. O aprovechar al máximo los recursos actuales y su potencialidad de crecimiento antes de acometer cambios más disruptivos.
Pero si se quiere impulsar un cambio realmente transformador, como por ejemplo afrontar un proceso de digitalización, el plan de acción estará configurado con una gran cantidad de medidas que requerirán la incorporación de nuevos procesos y una importante inversión en recursos y personal.
Teniendo en cuenta este enfoque, que añade un paso intermedio que suavizaría la evolución, se producirían dos tipos de brecha: la estratégica, que será el espacio entre la situación óptima actual y la deseable; y la brecha operativa, que tiene que ver con una optimización de los procesos menos ambiciosa.
¿Para qué utilizarías un análisis GAP?
Es un buen método para detectar prematuramente necesidades y carencias porque es capaz de identificar eficazmente las áreas de mejora. Pero también cuáles son las causas que impiden alcanzar las metas propuestas o qué condiciones impulsarían el logro de estos objetivos centrado en la optimización del desarrollo de cada proceso.
Sin embargo, el análisis GAP está orientado al análisis de la empresa o de cualquiera de sus áreas, subáreas o departamentos, pero no tiene demasiado en cuenta las condiciones externas. Si pensamos en un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades) esta instantánea se centra más en la parte de las debilidades y fortalezas, pero no tanto en las oportunidades o amenazas por lo que requeriría un análisis complementario sobre la situación ajena a la empresa, aquella que analiza la situación del mercado, la competencia, la coyuntura, etc.