Cuando descubres la noción del triángulo de hierro en la gestión de proyectos con calidad, ya no vuelves a trabajar igual. Muchas de las decisiones significativas que hay que tomar en los procesos estratégicos en el desarrollo de una actividad empresarial, aunque no solo, son más fáciles si aplicas este concepto desarrollado bajo copyright. En pocas palabras, se trata de adaptar a los cambios tres conceptos: costes, tiempo y alcance.
¿Qué es el triángulo de hierro?
Este concepto quedó registrado con copyright en el PMI Book elaborado por el Project Management Institute (PMI). Con esta herramienta, puedes definir la calidad de un proyecto ajustando los tres ejes sobre los que se sostiene: tiempo, costes y alcance. Si no lo conocías, puede sonarte muy teórico, pero al contrario, es muy práctico. Seguro que ya lo has usado sin ser consciente, cuando has tenido que ajustar la duración de una fase de un proyecto para no sacrificar su calidad, por ejemplo en un proceso de selección de talento cualificado.
Cada experto ha puesto el acento en uno de los lados del triángulo pero hay acuerdo en que, para mantener la calidad del proyecto, cuando se modifica uno, necesariamente hay que ajustar los otros. Si en el desarrollo del proyecto aparecen gastos imprevistos el lado de los costes crece, y para no dañar la calidad final, tendrás que redefinir el alcance, quizás siendo más humilde con las expectativas, o el tiempo, por ejemplo ampliando los plazos.
Para definir con claridad estos conceptos en la gestión de proyectos es bueno recordar el criterio SMART:
S (Specific)
M (Measurable)
A (Achievable)
R (Realistic)
T (Time-related)
Alcance, tiempo y costes
Seguro que el tiempo y los costes son las variables que más tienes en cuenta, pues se concretan fácilmente. Cuando pienses en el alcance de un proyecto, debes buscar respuesta a las preguntas: ¿qué forma parte del proyecto y qué no forma parte del proyecto? Sea un producto, un servicio o un cambio organizativo a implementar el alcance de un proyecto es definido y único, es decir, están claros sus límites y nunca se había hecho antes. Por ejemplo, los requisitos de certificación de un producto se incorporan al alcance porque si no se cumplen pueden invalidar el proyecto.
El triángulo de hierro está muy relacionado con el Ciclo de Deming y las metodologías Agile y Lean. Pone, a su vez, a las personas y a los recursos materiales en el centro. El equipo que se encargue del proyecto debe contar con estrategias de evaluación y feedback en tiempo real. La herramienta con la que controlas el elemento tiempo es el cronograma y para los costes se utiliza el presupuesto. TIP: registra cada proceso y archiva la documentación para facilitar una estrategia ágil y la posterior fase de seguimiento y control. Uno de los cimientos del triángulo del hierro es la vigilancia de la estructura documental. Pon especial cuidado en mantener ordenados estos archivos:
- Anteproyecto
- Plan estratégico
- Plan de comunicación
- Presupuesto
- Acta de constitución
- Plan de sostenibilidad
- Cronograma con los hitos o entregables