En este artículo, analizamos cuáles son, actualmente, las tendencias en gestión de nóminas. También estudiaremos en qué casos es mejor optar por una gestión directa e interna de estos procesos tan importantes para las empresas, y cuándo es más conveniente acudir al outsourcing de nóminas. Decidir entre nóminas externas o internas no es una cuestión sencilla. El tipo de contratación, el tamaño de la empresa o el modelo de mercado serán determinantes.
¿Nóminas externas o internas? Criterios para poder decidir
Tomar la decisión de externalizar esta tarea o no, dependerá en todo momento de cada empresa y de los objetivos que busque a la hora de acometer este cambio. En algunos casos, los costes de la integración de sistemas de nóminas en la empresa harán totalmente rentable el outsourcing. Sin embargo, en muchas otras ocasiones, invertir en un buen software de gestión de nóminas puede ser la mejor solución para la empresa.
No obstante, podríamos definir algunos contextos organizacionales genéricos en los que quizás sería conveniente plantearse esta externalización:
- Empresas de nueva creación: los gastos de personal administrativo, o el coste que supone dedicar tiempo a esta tarea y no a otras más estratégicas, merman mucho la capacidad de crecimiento en los niveles de start-up, por lo que contratar un servicio de este tipo puede ser mucho más
- Organizaciones con varios centros de trabajo: donde las diferentes normativas laborales, sean nacionales o de ámbito internacional, así como aspectos relacionados con la seguridad de datos en la gestión de nóminas, recomiendan un outsourcing profesional en esta área, que además asegure que no existen fallas en lo concerniente al cumplimiento fiscal en nóminas.
- Empresas con tipos de contrataciones excepcionales: como son las contrataciones diarias, por horas o en períodos de gran estacionalidad, donde se dan aumentos de producción importantes. En este tipo de situaciones pueden darse errores comunes en la gestión de nóminas y esto sería un motivo principal para contratar un servicio externo.
Equipo de recursos humanos planteándose la gestión de nóminas externas o internas
Un departamento de personal no es un departamento de administración
Aunque cada vez es más habitual optar por un servicio externo especializado en nóminas, muchas empresas son recelosas de dejar una gestión tan importante en manos de un tercero. En algunas ocasiones, comparten la gestión con una gestoría, pero en otras deciden seguir asumiendo esta tarea de forma interna.
Si esta es la decisión final, las empresas deben tener claro que un departamento de personal no debería ser gestionado desde el área de administración. Esta afirmación, que parece una obviedad, no suele cumplirse en muchas ocasiones y provoca que los profesionales encargados de gestionar las compras, la facturación o la contabilidad de la empresa, también asuman la gestión de nóminas, una tarea que debería estar encuadrada en un departamento de personal o de RRHH propiamente dicho, asumida por profesionales de este ámbito.
Esta es una cuestión importante que la empresa debe tener en cuenta a la hora de decidir realizar una gestión interna de las nóminas. De lo contrario, pueden surgir errores, problemas en la comunicación a los empleados o, incluso, incumplimientos legales por desconocimiento u omisión que, a largo plazo, también generan un enorme coste y dañan la imagen de la empresa.
No obstante, son también muchas las empresas que optar por mejorar continuamente la automatización en la gestión de nóminas, y que realizan importantes inversiones en las herramientas tecnológicas existentes en el mercado o en recursos humanos cada vez más especializados.