Hay muchas definiciones que explican qué es el análisis ocupacional de cargos, pero se pueden resumir diciendo que es un método progresivo para identificar las tareas que se desarrollan en una organización y los conocimientos y recursos de los empleados para llevarlas a cabo.
Mediante este análisis se realiza una valoración de todos los puestos, desde los operativos hasta los directivos, para encontrar la mejor manera de realizar cada función. El análisis de ocupación tiene que partir de lo general hacia lo particular, desde los objetivos generales hasta las tareas más simples.
¿Cómo se realiza un análisis ocupacional?
Para realizar un análisis ocupacional tienes que examinar cada puesto de trabajo mediante la observación y registrando la información de los trabajadores en fichas individuales. Hay una serie de cuestiones que deben abordarse para tener una idea completa de cada puesto.
En general, se trata de saber qué hace el trabajador, cómo lo hace, por qué lo hace y qué necesita para hacerlo. Para cada una de estas cuatro preguntas hay una serie de datos que es necesario conocer:
- Qué hace el trabajador: se centra en determinar qué tipo de actividades realiza y cómo son éstas: físicas o intelectuales.
- Cómo lo hace: con qué métodos de trabajo, qué tipos de máquinas usa, qué instrucciones o protocolos sigue; qué valoraciones tiene que hacer o qué decisiones debe tomar.
- Por qué lo hace: se requiere conocer el motivo y el objetivo de la realización de determinadas tareas por parte de un trabajador y saber las relaciones que existen entre las labores similares y otras tareas de su puesto o de otros.
- Qué requiere la tarea: consiste en determinar qué dificultades hay para el desarrollo de la misma y qué requerimientos se necesitan para ello: normas qué tiene que seguir, asistencia que recibe, control ejercido sobre el puesto de trabajo, responsabilidad de las acciones realizadas, consecuencias de los errores, esfuerzo (físico o mental) realizado, dificultades en la toma de decisiones, conocimientos teóricos y prácticos que tiene que disponer para realizar el trabajo, etc. Se debe responder sobre todos aquellos aspectos necesarios para desarrollar la labor adecuadamente.
Este diagnóstico se complementa con dos fases más: el análisis de las familias ocupacionales y el de las futuras estructuras de la organización.
¿Para qué se utiliza el análisis ocupacional de cargos?
El análisis ocupacional ocupa un espacio importante dentro de las políticas de Recursos Humanos y tiene seis objetivos principales:
- Descripción del empleo, es decir, para en qué consiste el puesto. Se establecen todos los datos sobre los propósitos, las actividades y las responsabilidades a cubrir.
- Evaluación y clasificación del empleo: consiste en determinar su valor en la organización. Así se podrán establecer el salario y la jerarquía laboral.
- Evaluación del desempeño laboral: se pretende obtener datos para conocer la eficiencia y la efectividad de los empleados. Sirve para ofrecer una retroalimentación a los trabajadores, determinar promociones, etc.
- Diseño de capacitación: se identifican las necesidades, los conocimientos y las actitudes necesarias para el puesto. Este análisis se utiliza para dar instrucciones y propuestas de aprendizaje.
- Diseño del trabajo: consiste en la organización de las diferentes tareas para facilitar el rendimiento.
- Prácticas de empleo: es muy útil para evaluar la equidad y la legalidad de las tareas.
Qué aporta el análisis ocupacional a la empresa
Con el análisis ocupacional de cargos puedes obtener una radiografía completa de la organización, puesto por puesto. Con toda la información recabada es más sencillo mejorar el desempeño en cada una de las tareas e informar a los trabajadores sobre cómo mejorar su labor, determinar la carestía de formación y las posibles necesidades de crear nuevos puestos de trabajo en la empresa.
Una vez que se tiene completo el análisis de cada cargo y las conclusiones, el camino se invierte y se pasa de lo particular a lo general. De esta manera, mejorando las pequeñas funciones y relacionándolas adecuadamente con el resto de la estructura, es posible dirigir mejor los esfuerzos hacia la consecución de los objetivos globales.