Si quien dirige el equipo no aprende a delegar, el equipo no funciona. Utilizar todo el potencial de la plantilla con un reparto estratégico de tareas y responsabilidades supone mejorar la productividad y dar un valor añadido a la empresa sin invertir apenas recursos.
Hay multitud de jefes que se pasan el día quejándose de que lo hacen todo ellos. Planifican, controlan, gestionan y dirigen todos los proyectos y funciones de la empresa. Esto es un error si la empresa o departamento es pequeño y mucho más si crece en tamaño y complejidad. La manera de llevar a cabo esa multitud de responsabilidades suele ser ineficiente y se puede mejorar. Solo hay que plantearse delegar.
¿Dónde está el error de no delegar?
Si has llegado a un punto en el que las responsabilidades te desbordan y estás dispuesto a delegar, vas a comprobar en seguida que hay tres aspectos que empezarán a funcionar correctamente:
- Se mejora la productividad. Cuando no dabas a basto, todas las funciones se resentían. Quizá llegabas a los mínimos; sin embargo delegando, con menos esfuerzos, se conseguirán mejores resultados. Tú tendrás tiempo también para abordar los objetivos desde otros puntos de vista y serás capaz de cumplirlos y, además, añadir valor. Por otro lado, contarás con opiniones que a ti solo no se te habrían ocurrido.
- Se refuerza la plantilla. Las habilidades de cada trabajador crecen si le confías un área de responsabilidad. Gestiona bien las cargas que delegas, es decir, sin abusar y desentenderte de ellas, y se convertirá en una forma de mantener motivada a la plantilla. Se sentirán más implicados y notarán que su opinión y su forma de hacer el trabajo se tiene en cuenta.
- Se reduce el nivel de estrés y fluye la comunicación. Cuando estás desbordado y ves que tienes que llegar a las metas, pero que no puedes, el estrés te invade. Sientes que nadie entiende tu situación y, aunque te ofrezcan ayuda, no eres capaz de aceptarla porque piensas vas a tardar más tiempo en contarlo que en hacerlo. Delegar requiere una planificación. Cuando te decidas a ponerla en práctica, verás cómo aumenta tu bienestar y cómo te cuesta mucho menos comunicar las indicaciones oportunas.
Dar el paso
No se puede delegar de golpe, hay que ir paso a paso. Una de las primeras preguntas que debes hacerte es si las personas en las que delegues van a necesitar formación u otro tipo de recursos para empezar a responsabilizarse.
Durante un tiempo deberás estar pendiente y servir de apoyo en todas las dudas que vayan surgiendo. Conviene que no asfixies las iniciativas y las propuestas, aunque no coincidan con tu forma de hacer las cosas. Se trata de que la persona adquiera práctica y confianza para que se sepa desenvolver cuando tú ya no estés tan pendiente. Cada tarea que delegues debes saber hacerla tú también para poder asistir en un momento dado.
A la hora de seleccionar el personal en quien vas a delegar, ten en cuenta que lleven tiempo en la empresa, que conozcan bien su mecánica. No cometas el error de delegar en alguien que acaba de llegar, aunque tenga mucha iniciativa y ganas de adquirir responsabilidades. Tendrá que hacerlo mientras se pone al día del modus operandi de la empresa y eso requiere tiempo.
Por último, debes llevar un seguimiento y evaluar los resultados cada cierto tiempo. Delegar no consiste en desentenderte por completo del trabajo que antes llevabas a cabo. Tú eres quien dirige la empresa o el departamento y de ti depende en último término que se consigan los objetivos en el tiempo que se haya estimado. Ten en cuenta, además, los nuevos retos a los que te enfrentas.