La pandemia ha enfatizado la relevancia de invertir en programas de prevención de futuros problemas. Este documento dinámico suele tomar la forma de una checklist para evaluar los riesgos, el impacto, los protocolos de actuación y la comunicación.
Elabora un plan de gestión de crisis
Los imprevistos suceden. Pero eso no debe desanimar para estar preparado ante los cambios. Un plan de gestión de crisis es uno de esos documentos que evitarán que una catástrofe natural, un robo o una brecha de seguridad comprometa la supervivencia de la empresa. Para diseñar tu plan sigue los siguientes pasos:
- Prepara un equipo de liderazgo ante la crisis: un buen gestor de la crisis debe ser rápido y efectivo porque las primeras horas son cruciales para la evolución de los acontecimientos. Elabora una matriz de roles y responsabilidades, conocida como el gráfico RACI.
- Establece los propósitos del plan, así como la monitorización y la clasificación de tipos de crisis, para poder darle una respuesta adecuada.
- Evalúa los riesgos y la situación de la crisis: esta fase convierte a la compañía en una entidad consciente de las amenazas.
- Diagnostica el nivel de preparación ante la crisis: así estarás informado.
- Define planes de acción y prepara una simulación.
- Diseña un protocolo de comunicación ágil: incluye detalles sobre quién proporcionará la información, tanto interna como externamente.
Es recomendable entrenar todo el proceso para ganar en flexibilidad y confianza en el mecanismo. Recuerda además realizar una evaluación posterior para analizar qué salió bien y qué no. Una vez superada, la crisis es una oportunidad de aprovechar las lecciones aprendidas.
El futuro es hoy
Si algo ha demostrado la crisis sanitaria y la pandemia es que los proyectos del futuro dependen de las acciones y acontecimientos de hoy. Invertir en la planificación es apostar por el futuro y la proyección de la compañía. Todo esfuerzo en este sentido además, clarifica y orienta las necesidades estratégicas de la empresa. El clásico DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) es un primer paso, pero es necesario profundizar en la evaluación de los riesgos. La tecnología puede ser de gran ayuda en la actualidad en el análisis de datos y en la velocidad de la comunicación. Asegúrate de que haya copias físicas y digitales accesibles para toda la plantilla.
El formato de un plan de gestión de crisis habitualmente es el de una lista de verificación. Esta checklist es orientativa y está vinculada a cada sector. Por ejemplo, una empresa tecnológica contemplará mayores riesgos en la ciberseguridad que una de marketing o publicidad, preocupada por no cumplir la ley de protección de datos. Luego determina el impacto en la empresa y el protocolo de activación, es decir, qué indicadores marcan el grado necesario para la intervención.