Cuando alguien llega por primera vez a un lugar necesita un tiempo para situarse. Reconocer el terreno y saber por dónde se pisa es esencial para ganar confianza y poder desempeñar eficazmente la labor que se ha venido a hacer.
Muchas veces los esfuerzos se vuelcan en la selección del candidato y la incorporación de este nuevo empleado se produce de forma demasiado rápida. Se dedica poco tiempo porque siempre hay cosas más urgentes que se llevan por delante las buenas prácticas que señalan la necesidad de tener un poco más de paciencia. Existe la creencia de que un recién llegado tirará de recursos y habilidades propias. Que en un tiempo récord será capaz de adaptarse con pericia y su productividad se incrementará espectacularmente (no queda más remedio, pero…).
Pero desarrollar un procedimiento para que la integración de los nuevos trabajadores sea más eficaz proporcionará una experiencia perdurable en la memoria del recién llegado que valorará muy positivamente. Esto sentará las bases para establecer relaciones de compromiso, mejorará el employer branding y reducirá el tiempo que necesitan para incorporarse de lleno. La productividad saldrá ganando. Es lo que los anglosajones llaman el onboarding.
Hemos recogido algunos de los principales consejos que dan los especialistas en este aspecto dentro de la gestión del talento.
El conocimiento, fuente de la confianza
El diseño de un proceso eficaz de adaptación de una nueva incorporación en la empresa debe tener en cuenta acciones en tres niveles:
- Proporcionar información suficiente para un conocimiento en profundidad del producto o del modelo de negocio de la propia compañía.
- Familiarización con la cultura de empresa. Formas de proceder y operativas.
- Procedimientos de negocio asociado al puesto y herramientas que se utilizarán.
Acompañar y comunicar, la base de la bienvenida
Estos aspectos son los que habría que destacar para que un procedimiento de bienvenida ayudara a desencadenar la implicación y la motivación en el nuevo empleado.
- Formación. Es importante dedicar recursos en este punto. Facilitar materiales en los que se describan la actividad de la empresa, el plan estratégico e información de productos y proveedores. Conocer las tareas que realiza cada departamento y la relación que hay entre ellos. El proceso de formación servirá para que de forma transversal se vaya produciendo la integración del nuevo empleado. Solo será necesario elaborar un dosier. Se adaptará a las características de cada incorporación.
- Mentoring. Asignar una persona de referencia a la cual el recién llegado pueda acudir sin temor a estar interfiriendo en otros cometidos. El mentor debería ocuparse de forma prioritaria de esta labor de guía y acompañamiento por los entresijos de la empresa.
- Elaborar y facilitar un documento donde se detallen las estrategias, orientación, responsabilidades y objetivos que se esperan del nuevo empleado. Saber qué se espera de alguien es crucial para no se sentirse perdido. Haciéndolo por escrito se abre la posibilidad de someterlo a nuevas propuestas y mejoras por parte del recién llegado.
- Consensuar un procedimiento de bienvenida. Diseñar un pack de bienvenida con información interesante interna. Dress code (si los viernes se suele vestir más informal o alguna otra peculiaridad en ese sentido), eventos, quedadas deportivas o dónde se toma la caña afterwork. Enviar por email esta información antes de la incorporación hará que caiga una lágrima sobre el teclado del nuevo.
- Pedir feedback y establecer una comunicación cercana y de confianza tratando de detectar dificultades en el proceso de adaptación para ponerle remedio lo antes posible y evitar problemas más graves en el futuro.
- Comprobar que las herramientas que necesitará funcionan correctamente, que tiene un sitio asignado, escritorio, silla, software e email corporativo probado y funcionando, material en buen estado. Regalar una planta puede ser un buen detalle de bienvenida.