Entre sus obligaciones fiscales, todas las empresas con empleados, o las que cuenten con colaboradores externos, ya sean freelance o empresas, deben realizar la declaración trimestral de retenciones a través del modelo 111. Esta tarea se puede llevar a cabo telemáticamente y suele recaer en los departamentos de RRHH o de personal de las compañías. En este artículo explicamos qué es y cómo se lleva a cabo la presentación del modelo 111.
¿Qué es la declaración trimestral de retenciones de trabajadores o Modelo 111?
Todos los años, al inicio del ejercicio económico, los trabajadores rellenan el modelo 145 (Comunicación de datos al Pagador) que contiene la información fiscal para empleadores, de cara a que la empresa pueda practicar a cada empleado la retención correcta en su nómina.
Entre las diferentes obligaciones respecto a la liquidación de impuestos que deben acometer las empresas, una de ellas tiene que ver con las retenciones a cuenta del IRPF que practican a sus trabajadores, así como a las profesionales o empresas con las que trabajan directamente.
El empleador retiene la cantidad correspondiente de IRPF en la nómina de cada trabajador e ingresa dicha cantidad en su nombre a Hacienda, utilizando el modelo 111. Es una forma de adelantar mensualmente la factura fiscal de cada trabajador para que, llegado el momento de realizar el impuesto sobre la renta, ya se hayan acometido la mayoría de las obligaciones individuales con Hacienda e, incluso, esta deba devolver las cantidades pagadas de más. Esta obligación fiscal llevada a cabo por la empresa respecto de las retenciones de trabajadores se realiza mediante una tributación trimestral.
¿Cómo es el procedimiento que deben seguir las empresas?
El modelo 111 con el cálculo de las retenciones practicadas por la empresa debe presentarse en los plazos correspondientes establecidos por la Administración Tributaria. Como norma general, la fecha tope serán los 20 días posteriores a la finalización de cada trimestre.
De esta forma, las fechas de liquidación son las siguientes:
- Para el primer trimestre: entre el 1 y el 20 de abril, ambos inclusive
- Segundo trimestre: del 1 al 20 de junio, ambos incluidos
- El tercer trimestre: del 1 al 20 de octubre, ambos incluidos
- Cuarto trimestre: entre el 1 y el 20 de enero, ambos inclusive
El abono de este impuesto se puede realizar de forma telemática, utilizando la Sede Electrónica de la Administración Tributaria, y utilizando los correspondientes Certificados de Firma Electrónica de la empresa. También es posible presentarlo de forma presencial en la oficina de la AEAT que corresponda a cada empresa.
Para presentar dicho modelo, la empresa debe recopilar las cantidades de las retenciones aplicadas a todos sus trabajadores en las nóminas, así como aquellas facturas de gastos donde se haya aplicado retención de IRPF, ya sean de autónomos, sociedades, otras entidades o particulares.
Una vez esa información esté en poder de la empresa, se debe pasar a cumplimentar el modelo 111, indicando en cada apartado las retenciones oportunas. En este sentido, pueden existir retenciones por rendimientos del trabajo (las realizadas en las nóminas de los trabajadores), o por actividades económicas (según las facturas emitidas por los servicios de otros profesionales). También existe la opción de indicar retenciones relacionadas con concursos, premios u otras combinaciones, así como por ganancias patrimoniales, si se da el caso. Finalmente, se completará la casilla que corresponde al total de liquidación, sumando todos los apartados anteriores y se procederá a señalar el ingreso final.