El método creado por David Allen en los ochenta, denominado GTD o Getting Things Done, se basa en una simple afirmación: cuanta más información tengas en tu cabeza, más difícil va a ser tomar decisiones y priorizar tareas. La certeza sobre la que construye este autor su metodología es que el cerebro humano es mejor procesando información que almacenándola. Su objetivo es mejorar la productividad de los trabajadores con un checklist de cinco pasos: capturar, aclarar, organizar, revisar y hacer.
Método GTD para mejorar productividad
¿Recuerdas eso de “no nos dejes caer en la tentación”? Si eres de los que a principio de curso escribía un horario y lo colgaba en el frigorífico, estarás alineado con este método, que además es muy útil para evitar la procrastinación. Como en toda gestión de proyectos, contar con herramientas, físicas o virtuales, que te permitan visualizar y optimizar el trabajo, es clave para la calidad y la consecución de los objetivos.
Las claves para la gestión del tiempo que diseña David Allen en su método GTD son:
- Capturar todo lo que pase por tu cabeza. Y no, no es una pérdida de tiempo, porque a lo Dumbledore, si visualizas en físico o virtual las tareas pendientes en su conjunto, la perspectiva mejorará tus condiciones para decidir de manera eficaz.
- Aclarar en qué consiste cada una de ellas y de quién depende, así como su nivel de urgencia. Por ejemplo, si alguna debe ser entregada antes de un deadline.
- Organizar en tantas categorías como sea necesario para digerir el volumen de tareas. Por ejemplo, si creas un apartado “entregables” de él pueden depender otras como “informes”, “propuestas” o “finanzas”.
- Revisar semanalmente es la propuesta de David Allen y parece coherente con la organización del trabajo. Esto no excluye plantear otras revisiones panorámicas trimestrales y anuales, depende del sector en el que te encuentres.
- Hacer. Por último, comprueba lo que has hecho y haz lo que te falta. Encontrarás ayuda para poner en práctica el método GTD en diversas aplicaciones como Trello o Evernote.
Redistribuir el tiempo priorizando
Quienes se muestran como detractores del método GTD se posicionan en la siguiente afirmación: “la cuestión es que el tiempo es limitado”. Sin embargo, esta objeción recuerda a cuando respondes que no tienes tiempo para hacer algo y lo que quieres decir es que no le vas a dar prioridad. Un buen ejemplo es la organización de los documentos archivados que suelen ser ordenados a medida que se van buscando y necesitando para otros objetivos.
En esta línea, el método GTD logra enfocar la jerarquía y responsabilidades de las tareas pendientes, alcanzando resultados que, en determinados entornos, son la clave del éxito. Poniendo en práctica esta metodología optimizarás el tiempo que le dedicas a la realización de tus tareas, siguiendo tres criterios:
- Importancia: ¿Cuánto significa lo que estamos haciendo?
- Relevancia: ¿Cuánto tiempo implicará?
- Urgencia: ¿Debe hacerse rápidamente?
Finalmente, una de las ventajas del método GTD es que la plantilla trabajará en equipo. Frente a unos empleados que cumplan sus tareas para lograr objetivos personales, integrar a todos los recursos humanos en una cultura colaborativa y organizada de manera eficaz, aumentará la productividad significativamente.