¿Qué te parece cambiar la expresión de “no tengo tiempo” por la de “no le he dado prioridad”? Ya habrás comprobado cómo tener una fecha límite o deadline aumenta la productividad. Ocurre de manera individual y se multiplica aplicado a la gestión de equipos. La cuestión de la falta de tiempo es un problema estudiado desde la Antigüedad. Aquí vas a repasar algunas de las leyes útiles para la gestión del tiempo que publicaron el siglo pasado los que ya se consideran clásicos.
Leyes clásicas de gestión del tiempo
A estas alturas entenderás perfectamente el sentido de la famosa ley de Parkinson: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine” (1957). Si a una tarea le has asignado unos tres meses, serán las tres últimas semanas las más eficaces. Y de manera coherente, si le asignas 3 semanas, serán los últimos días en los que termines de realizarlo. Para Parkinson, esta variación temporal no implica una diferencia significativa en la calidad del trabajo.
Ley de la trivialidad
Esta es otra de las famosas leyes de Parkinson (1977): “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”. Con ella denuncia que las organizaciones dedican demasiado tiempo a asuntos de menor importancia. El ejemplo que usaba era el de un comité que debía aprobar planes para una central nuclear, y antes de diseñar críticamente las tareas, discutió durante mucho tiempo cómo debía ser el tejado del aparcamiento de bicicletas. De aquí se ha acuñado el término bikeshedding para referirse a este error en la gestión del tiempo.
Ley de Brooks
Aunque en su libro El mítico hombre-mes: ensayos de ingeniería de sotfware analizaba el contexto de un equipo desarrollando un proyecto informático, la ley se aplica a otros temas que impliquen un equipo coordinado trabajando juntos. La idea es que la posibilidad de medir el esfuerzo necesario para desarrollar ese proyecto en “hombre/mes” es sencillamente un mito, una ficción.
Dicho de otra manera: aumentar los recursos humanos para agilizar la finalización del proyecto en muchos casos es contraproducente. El resultado puede demorarse por el aumento exponencial de la comunicación interna entre esas personas recién incorporadas al proyecto.
Siguiente nivel: aplicarlo a equipos
Dejar de procrastinar es posible. Además de utilizar de manera individual las herramientas para una eficaz gestión del tiempo, estas también sirven para proyectos colectivos. Cuando eres la persona responsable de un equipo puedes optimizar el aprovechamiento del tiempo con la aplicación de algunas reglas:
- La regla de los dos minutos, es decir, si la tarea que tienes presente lleva menos de dos minutos hacerla, lo indicado es no postergarla ni agendarla después, sino realizarla en el mismo momento y así evitar agrandar la lista de “tareas pendientes”. En un equipo, otra ventaja puede ser que así logras agilizar también el plan de otro compañero que dependía de esa tarea que te ha llevado menos de dos minutos hacer.
- Planifica contemplando imprevistos y prioriza lo que tienes que hacer.
- Una sola tarea: se tiene la falsa idea de que simultaneando tareas se es más productivo. Es falso a nivel individual, pero también en los proyectos colectivos, donde además se añade la comunicación para la coordinación.
- Cada persona es distinta: debes contemplar la diferencia en rendimientos de cada empleado de tu plantilla y aprovechar sus picos de producción.