Seguro que tú también recibes docenas de correos electrónicos cada día. Gestionar bien el correo de empresa, en ocasiones, se hace incompatible con el propio trabajo. Dedicamos mucho tiempo a redactar, leer y responder correos electrónicos que nos apartan de la ejecución de las tareas más funcionales. Para conseguir que mejores la gestión laboral, hemos recopilado algunos consejos y hacer así de tu trabajo y el de tus compañeros una actividad productiva y eficiente.
¿Por qué gestionas mal los correos electrónicos?
El comienzo del correo electrónico se sitúa en un lejano 1972. Sin embargo, hoy en día se ha convertido en la herramienta estrella. No obstante, pocas veces se forma desde recursos humanos en una correcta gestión del correo electrónico. Según un estudio reciente del centro americano McKinsey Global Institute, los trabajadores pasan un 28% de su tiempo (de media) con el correo electrónico. Realmente es una cifra altísima, más aún si se tiene en cuenta que el resto del tiempo puede estar destinado a otro tipo de labores, reuniones, etc. En definitiva, visto desde el punto de vista de la gestión laboral: se pierde un gran volumen de tiempo efectivo y realmente productivo.
¿Cómo organizar mejor el correo electrónico?
Siguiendo las siguientes pautas y transmitiéndolas entre tus compañeros de trabajo, ganarás una eficiencia en la comunicación interna y externa que, a largo plazo, se traducirá en una mayor productividad.
- Enfoca la gestión del correo electrónico como una metodología de empresa. Ya que no existen unos protocolos de actuación, puedes transmitir unas pautas básicas para conseguir que esta gestión se materialice en una mayor productividad.
- Valora el “tono escrito”. A la hora de interpretar un mensaje, podemos malinterpretar el tono en el que se transmite la información. Cuida este aspecto cuando redactes los correos electrónicos tratando de afinar al máximo. Siempre debemos valorar la alternativa de utilizar el teléfono u otro medio más seguro. Un mail mal expresado supondrá problemas y una mayor inversión de tiempo.
- Valora que tu correo contenga información de calidad. Utiliza este medio para aportar contenido útil para tu receptor. Debes pensar si estás enviándole una información que es provechosa no sólo de recibir, sino también tenerla por escrito y con la opción de poderla consultar en un momento determinado.
- Aprovecha para medir los tiempos. Gracias a los correos electrónicos podemos mejorar el timing de dos formas. Por una parte, puedes dar el visto bueno rápidamente y prestar un servicio rápido. Sin duda, un valor diferencial en los tiempos que vivimos. Por otro lado, la comunicación del correo electrónico te permite dar una respuesta racional y reflexiva si lo necesitas.
- Dale a la línea de asunto la importancia que merece. Seguro que en alguna ocasión habrás menospreciado este espacio. Sin embargo, cuando lees uno, la información ubicada en el asunto resulta clave para situarnos en contexto. Por eso, si vas a cambiar el tema del que estás hablando, aprovecha para cambiar la línea del asunto.
En la búsqueda de optimización de recursos, una buena gestión de los correos electrónicos supone una gran oportunidad de mejora. No debemos olvidar que una mala comunicación puede ser el mayor mal de una compañía. Al final, se trata de enfocar aquellas acciones de mayor impacto. Menos correos electrónicos, mayor eficacia y capacidad de aportar valor a tu empresa.