A pesar de lo necesario que es el manual de acogida en el proceso de incorporación a la plantilla de un nuevo empleado (onboarding), es una de las tareas pendientes más frecuente en las empresas. Un documento exhaustivo, pero también creativo, elaborado previamente, facilita y dinamiza el proceso. Este primer contacto es una inversión estratégica para la empresa. Además es sencillo si se siguen los siguientes puntos.
¿Cómo elaborar tu manual de acogida?
Quién no ha pasado por ese primer día incómodo en el que no se conoce el ambiente laboral ni cuándo y dónde tomar el café. Son detalles aparentemente al margen del proceso productivo y, sin embargo, si quieres ser eficaz en tu labor de recursos humanos, debes tenerlos en cuenta.
El manual de acogida debe recoger los siguientes puntos:
- Carta o vídeo de bienvenida: abraza la nueva incorporación y mantente receptivo a propuestas de mejora. Puedes acompañarla de un organigrama: una relación de la persona de referencia de cada departamento es muy útil desde el primer día.
- Derechos y deberes de los trabajadores: algunos puntos habrán quedado recogidos en el contrato o en sus anexos, como el uso de los dispositivos facilitados por la empresa, por ejemplo, pero otros sobre los que se suele dudar pueden especificarse el manual.
- Resumen del manual del sistema de gestión de prevención de riesgos o PRL: es buena idea registrar los compromisos de la dirección a modo de “declaración de principios de política preventiva”.
- Normas generales de seguridad y salud en la empresa: describe una relación de indicaciones, desde las pautas universales a seguir en la jornada laboral hasta las específicas del puesto o en materias de limpieza o electricidad, o, por supuesto, las relacionadas con las medidas anti-COVID, entre otras.
- Registro de entrega del manual de acogida: elabora un documento para que lo firme la nueva incorporación con el fin de que conste que has cumplido con la obligación empresarial y ha sido recibido.
Es fácil completar el éxito en el onboarding
Una vez queda registrada la información en el documento es importante dedicar una sesión informativa para transmitir de manera oral el contenido a la persona que se incorpora. Ten en cuenta que esta primera relación laboral crea conexiones, fortalece equipos y refuerza la cultura empresarial.
Si un plan de acogida se distingue y es eficaz, contribuye al employer branding. Una manera creativa de acompañar el proceso es el programa de compañeros. Un “amigo” o “padrino” resuelve dudas y orienta en detalles prácticos como dónde se come los viernes. Un 87% de las empresas afirman que estas iniciativas aumentan la competencia del nuevo empleado.
Otra idea válida para el ámbito de oficina es decorar el escritorio donde se va a sentar el nuevo empleado. Puedes usar el material con marca de la empresa: bolígrafo, cuaderno corporativo, usb con logo… Incluso envolverlo como regalo con un globito cerca. El resto de la plantilla puede elaborar un collage con fotos de sus escritorios: una manera original de irse haciendo una idea de los compañeros con los que va a trabajar.
El programa de acogida es responsabilidad de la empresa
Adecuar las actitudes y comportamiento de quien se incorpora es sencillo con una buena planificación. Además es importante recordar que la empresa tiene el deber legal de informar a la persona que contrata sobre los riesgos a los que se va a ver expuesta en su puesto de trabajo y las medidas preventivas y/o de protección aplicables que le facilita.