¡Quien paga descansa! Ahora bien, la gestión de nóminas implica más tareas que tramitar la retribución salarial. En cualquier caso, esta función del departamento de recursos humanos no debe interrumpir la actividad de la compañía más de un día. Esta es la razón, que señalan algunas encuestas, por la que se decide internalizar la gestión de nóminas cuando la plantilla excede los 50 puestos. Indudablemente, debe ser realizada por personas expertas, tanto con un servicio externo como por empleados propios, pues los errores conllevan gastos adicionales y sanciones.
Gestión de nóminas eficiente
Externalizar con un equipo de más de 50 personas es ineficiente y costoso. La mayoría del tiempo se va recopilando información y con el traslado de datos al servicio de outsourcing. La tendencia en la gestión de nóminas es, por el contrario, el insourcing, es decir, internalizar el proceso con el apoyo de software y del trabajo en la nube. Entre las razones para esta inclinación están las siguientes:
- Ahorro de costes: al crear un departamento propio y desarrollar las tareas empleados de la plantilla, se evitan gastos externos.
- Mayor control de la actividad.
- Mayor implicación de todo el personal en la gestión de nóminas.
- Fluidez en la comunicación interna, también a la hora de resolver incidencias.
En el panorama laboral post COVID-19, los cambios legislativos se han incrementado hasta tal punto que la actualización y modificación es constante. Un informe de ADP, en colaboración con Observatorio de Recursos Humanos y Factor Humano, señala que, además de esta revisión normativa, han aumentado las horas extras y, junto con el trabajo flexible, las empresas necesitan la tecnología adecuada para gestionar nóminas de distintos tipos y adaptables a escenarios cambiantes.
Una plantilla actual combina frecuentemente personal asalariado, trabajadores temporales y a tiempo parcial, bonificaciones de seguridad social en ERTE, salarios por horas y diferentes tasas de retribución durante un mismo periodo de pago. Ya habrás notado la carga extra de trabajo al tener que gestionar nóminas calculando y verificando las mejoras de las personas afectadas por un ERTE, con comunicaciones frecuentes al SEPE o gestionando bajas por coronavirus, con parte y sin parte de IT.
Ventajas de internalizar la nómina
A la hora de analizar los pros y los contras de contratar un servicio externo de gestión de nóminas o bien de tomar la decisión de internalizarlo, la pregunta clave es: ¿cuánto le cuesta a la empresa esta actividad, atendiendo a los costes por nómina y por tiempo de gestión? Si una compañía cuenta con 50 empleados y paga entre 8 y 21 euros por cada nómina, calcula unos 600 euros de media solo en costes por nóminas. Este es un impacto que muchas empresas no pueden asumir.
Por otra parte, comunicarse con la gestoría implica de 3 a 5 días en la gestión de nóminas. Y, a su vez, la pérdida de control sobre los datos financieros. Para algunos equipos directivos esto puede suponer una amenaza para la seguridad y la confidencialidad de los datos.
Por último, al elegir el insourcing la empresa suele optar por reciclar a quienes ya se encuentran en la plantilla. Para ello, implementarás planes de formación o reskilling adaptados al departamento de contabilidad.