“Sólo yo puedo hacer bien esta tarea”. “Me cuesta más explicar a mis compañeros cómo hacerlo que sacarlo adelante por mí mismo/a”. “Por los motivos que sean, quiero asumir toda la responsabilidad del proyecto.”. Seguro que en alguna ocasión has vivido esta situación laboral. Bien en tus propias carnes o bien experimentada por un compañero de trabajo. Vamos a ver cómo hay mejores opciones que los pensamientos anteriores.
Mejorar la organización del trabajo al delegar funciones
En ocasiones es muy costoso cambiar el chip. Pero con el tema de delegar tareas en el trabajo, la filosofía debe dar un cambio radical. Los mayores triunfos empresariales se han logrado delegando el trabajo, así que si sigues pensando que delegar es para perdedores… ¡Te estás alejando del éxito!
Beneficios objetivos de delegar funciones
- No existe una sola forma de hacer las cosas.
Confiar en tus compañeros te permitirá abrir las posibilidades y descubrir nuevos métodos más eficaces. Del mismo modo, te servirá para contrastar si tus sistemas son realmente eficaces al poder enfrentarlos a otra manera de actuar.
- Delegar funciones para asumir otras distintas.
Si quieres avanzar tendrás que asumir nuevos retos. Deberás dejar tareas menos importantes en manos de otros compañeros para hacer frente a objetivos mayores. Es absolutamente imposible crecer sin invertir esfuerzos en cosas de mayor valor.
- No eres (desgraciadamente) ni inmortal ni omnipresente.
Tarde o temprano te ausentarás: por reuniones, por vacaciones, por el motivo que sea. Si antes de ese momento no has delegado, la organización del trabajo se verá afectada. Sin embargo, si te has preocupado de ir formando a tus compañeros, jamás habrá tareas en stand by porque tú estés ausente.
- Aplica la filosofía de la “multiplicación de los esfuerzos”.
En lugar de aprender y ejecutar, difunde todo tu aprendizaje para que tus “pupilos” hagan lo mismo. De esta forma estarás creando una red de conocimientos en lugar de absorberlos tú todos.
El proceso para delegar funciones de manera eficaz
En 5 sencillos pasos vamos a orientarte para que mejores la organización del trabajo en tu empresa sólo aprendiendo a delegar. Es un proceso que habrá que afianzar en el tiempo, pero con estos consejos podrás sentar las bases.
- Define los objetivos. Ten muy claro qué tarea hay que realizar y qué objetivos deben cumplirse. Será vital tener claros estos puntos para que las personas en quienes delegues puedan realizar las tareas correctamente.
- Sienta las bases dedicándole tiempo a la formación. Probablemente, dentro de este proceso, enseñarle a la persona encargada de realizar es la parte más importante. Con tu explicación debe entender perfectamente qué hay que hacer, por qué le pides que lo haga y con qué herramientas podrá hacerlo mejor.
- Delega responsabilidad y confianza. En cuanto a la parte actitudinal, el compañero al que formes debe sentir que le otorgas la máxima seguridad. Para rendir correctamente, debe recibir de ti seguridad y motivación. Esto le permitirá preguntar todas las dudas que pueda tener y rendir al máximo gracias a una buena autoestima.
- Concreta el final de las acciones. Acuerda una fecha de entrega y los métodos en los que se hará. Obviamente, las personas en quien delegues deben conocerlo y compartirlo.
- Comparte el resultado. Tanto si el desenlace es exitoso como si es negativo, debes repartir las consecuencias. Si es un logro, deberás felicitar a aquellos que han asumido las nuevas responsabilidades. Si por el contrario, el proceso no ha llegado a buen puerto, jamás puedes culpabilizar por completo a tus compañeros. Tú has sido partícipe al delegar y probablemente tengas parte de culpa.
Como hemos visto, te sobran motivos para delegar funciones y conseguir mejorar así la organización del trabajo. Sólo necesitas seguir los pasos que te indicamos y ser persistente a la hora de delegar. Porque es un proceso laborioso y verás sus frutos a medio plazo.