Uno de los métodos más eficaces en la gestión de proyectos es el de la Ruta Crítica o CPM (Critical Path Method) que fundamenta aplicaciones actuales. La clave está en analizar la serie de actividades que no tienen holgura para su ejecución. Esta será la ruta crítica y debe ser registrada y comunicada de manera transparente para evitar confusión en las expectativas de las partes. Vigilar los hitos y entregables garantiza el triángulo de hierro del proyecto.
Claves del Método de la Ruta Crítica
Cuando hablamos de un proyecto podemos confundirlo con algo complejo y a largo plazo. Sin embargo, la gestión de proyectos es útil tanto en una reforma puntual y material, por ejemplo de la oficina, como en un cambio estratégico en un departamento. Optimizar los procesos en estos casos es crucial. Por ello, hoy día se han desarrollado aplicaciones basadas en el Método de la Ruta Crítica (CPM). Estas funcionan con un algoritmo matemático que sirve para programar una serie de actividades que se consideran fundamentales dentro de un proyecto. Permite contemplar el peor de los escenarios y ser transparente con las expectativas de las partes. Fundamentalmente, para usar el CPM es necesario elaborar lo siguiente:
- Lista de todas las actividades necesarias para finalizar el proyecto, independientemente de su complejidad o duración.
- Especificar las dependencias y conexiones entre dichas actividades. Por ejemplo, si quiero pintar una pared, primero necesito elegir el color y comprar el material.
- Establecer una aproximación del tiempo (o duración) de cada actividad.
La lista de tareas dependientes es conocida como secuencia de actividades, y la que presenta la mayor duración es la ruta crítica. Entre todas las herramientas posibles que puedes usar para gestionar proyectos, como los diagramas de Gantt, vinculado al cronograma, el Método de la Ruta Crítica se relaciona a su vez con los diagramas de Pert. La principal diferencia es el nivel de certeza en torno a la duración de las actividades. La técnica PERT se utiliza para calcular el tiempo necesario para realizar las actividades, mientras que la ruta crítica se utiliza cuando la duración de la actividad ya ha sido calculada.
Representación en un diagrama del Método de la Ruta Crítica o Critial Path Method (CPM)
Hitos y entregas claves en el CPM
Uno de los conceptos más útiles para gestionar de manera ágil los proyectos es la holgura. Esta se refiere a la flexibilidad de una tarea determinada, es decir, contempla el tiempo que se puede retrasar una tarea sin generar un impacto en las tareas subsiguientes o en la fecha de entrega del proyecto. Las tareas críticas no tienen holgura, lo que significa que sus fechas de entrega son fijas. Los hitos o entregables son los pilares del triángulo de hierro, esto es, el equilibrio entre el alcance, los costos y la calidad del proyecto.
Aunque no es lo ideal, hay veces en que las fechas límites de un proyecto pueden extenderse. En estas situaciones, hay dos técnicas de compresión del cronograma que puedes utilizar:
- Ejecución rápida (fast tracking): analiza la ruta crítica para determinar actividades que se pueden ejecutar en simultáneo. Realizar procesos en paralelo acelerará la duración total.
- Intensificación (crashing): Este proceso involucra asignar más recursos para acelerar las actividades. Antes asegúrate de que siga estando dentro del alcance y comunica cualquier cambio a los participantes.