La gestión documental es fundamental para lograr el éxito en un proyecto. Uno de los elementos que asegura su correcta ejecución es la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o en sus siglas en inglés Work Breakdown Structure (WBS). Esta herramienta permite llevar el control y seguimiento de las tareas que deben ser entregadas, ordenándolas jerárquicamente en una lista estructurada. El avance en software de gestión permite profundizar y optimizar su uso, asociando responsables, por ejemplo.
Aprovecha la WBS o EDT
Ya conoces los elementos claves del triángulo de hierro, corazón de la gestión de proyectos de calidad: costes, tiempos y alcance. La WBS o EDT se refiere a este último. La nomenclatura puede variar pero la cuestión es que en todo proyecto vas a tener unos hitos o puntos de inflexión que van a implicar la modificación, desaceleración del ritmo o aumento de la inversión en su desarrollo. Estos momentum vienen determinados por los entregables. Y la herramienta que los organiza y prioriza es la WBS o EDT.
Los entregables son los productos de trabajo, es decir, el resultado del trabajo o servicio y no el trabajo en sí. Sin embargo, es importante señalar que la WBS o EDT detalla el alcance del proyecto y no su plan de ejecución. Su objetivo es monitorizar el trabajo para asegurar los resultados planificados.
El nivel de detalle se adaptará a la capacidad que obtengas con él para definir con claridad los otros lados del triángulo, es decir, el tiempo y los costes. Si aún no quedara claro, puedes subdividir de nuevo o incluso integrar una nueva WBS o EDT. De manera complementaria, cuenta con la regla del 100% que significa que la herramienta EDT contempla el 100% de los entregables, incluido el resultado final del proyecto.
La herramienta WBS o EDT puede presentarse en modo básico, especialmente al inicio de un proyecto, con post-it en pizarra o pared, o bien aprovechar alguna solución informática como un software colaborativo que además salvaría las distancias geográficas o sería de utilidad en modalidades en remoto o híbridas. De esta manera, obtendrás un documento que recoja en un diagrama los paquetes de trabajo entregables.
Ventajas de la WBS o EDT
Cuando decides utilizar esta herramienta es porque el volumen de trabajo es inabarcable a menos que lo descompongas en pequeños paquetes de trabajo y los organices en esta lista estructurada, a modo de eslabones de cadena, que vienes leyendo. De ahí el nombre de la metodología, que va descomponiendo el gran objetivo final en otros más pequeños y manejables.
Además de mejorar la productividad y la capacidad del equipo, facilita la comunicación interna y externa, tanto del proyecto en líneas generales, como del proceso y el momento en el que está. Todo el equipo, así como todos los stakeholders, pueden tener una visión de conjunto y para el responsable es mucho más sencillo transmitir los necesarios reajustes que vayan surgiendo.
Por último, facilita el control integrado de cambios y, consecuentemente, su seguimiento y evaluación. Todo el equipo de proyecto podrá apoyar a la dirección en el análisis de riesgos, el control presupuestario y los avances en el cronograma.