Ofrecer un coche de empresa a nuestros empleados no es una cuestión que pueda resolverse de forma sencilla. La empresa debe analizar algunos aspectos relacionados con la carga impositiva, las cotizaciones a la Seguridad Social, la optimización de rutas o el establecimiento de políticas de uso claras y coherentes, entre otros. En este artículo, analizamos sus implicaciones y cómo gestionar los vehículos de empresa desde el departamento de RRHH de forma eficiente.
El coche de empresa como salario en especie y otras implicaciones
Cuando una empresa ofrece un vehículo a sus trabajadores, tiene diferentes opciones. Una cesión temporal, utilizar la flota vehicular en poder de la empresa, o bien entregar un coche como uso exclusivo. En todos los casos, la empresa debe analizar las implicaciones y realizar un correcto control de costes de este tipo de propuestas.
Generalmente, el coche de empresa se considera una retribución en especie para el empleado. Sobre todo cuando este lo utiliza de forma exclusiva tanto para un uso laboral como para su vida personal. Esto tiene repercusiones en la fiscalidad, que afectan tanto a la empresa como al trabajador.
Cuando un vehículo de empresa se utiliza de esta forma, este coche forma parte del salario del trabajador, tributa en el IRPF y cotiza a la Seguridad Social. Por su parte, la empresa podría obtener algunas deducciones si su utilización es mixta, principalmente en el IVA, pero también tendría que asumir los costes laborales que se derivan de este tipo de salarios. También la empresa deberá valorar si las opciones de adquisición en régimen de renting o leasing son interesantes a nivel fiscal.
Por lo tanto, la empresa debe valorar la forma de entrega de dicho vehículo y atender a los criterios de la Agencia Tributaria en este sentido:
- Vehículo en propiedad como parte del salario: No podrá superar el 30% de la retribución total anual que recibe el trabajador.
- La empresa como propietaria del vehículo entregado: el salario en especie será del 20% del coste de adquisición del vehículo.
- Utilización de flota de empresa: la empresa deberá analizar la forma de adquisición para rentabilizar su coste y reducir al máximo la carga impositiva de los mismos.
Aspectos a tener en cuenta desde RRHH al gestionar los vehículos de empresa
Es evidente que estas modalidades contractuales pueden ayudar a mejorar el employer branding de la empresa y su imagen corporativa. Pero, independientemente de analizar los aspectos fiscales que implica, la empresa también debe gestionar otras cuestiones directamente relacionadas.
Aspectos como el coste que supone realizar un mantenimiento preventivo y costear los seguros de los vehículos. Controlar la telemetría, llevar el registro de kilometraje o hacer una correcta gestión de combustible a través de tarjetas de repostaje o de herramientas de control similares, serán tareas imprescindibles para rentabilizar este tipo de beneficio si lo ofrece la empresa.
En compañías con un alto componente comercial o de distribución las opciones de vehículos de empresa serán diversas. En esos casos, el peso económico de estas cuestiones en el departamento de RRHH aumentará considerablemente, y su gestión requerirá procesos y políticas exhaustivas cada vez más claras y rigurosas.