Las reuniones laborales son uno de los ejes esenciales de las empresas, debido a que se hablan de aspectos fundamentales para el funcionamiento de las mismas. Las reuniones pueden ser experiencias positivas o negativas para tus empleados y su manera de proceder en ellas determinará la eficiencia de las mismas.
Todas las reuniones tienen que tener un orden, así como para los participantes y el organizador de las mismas. La realización de reuniones tiene como aspecto común la comunicación, ya que es la base del éxito para que no haya malentendidos y para que todos los objetivos se cumplan. Estas reuniones pueden llevarse a cabo entre gerentes, del gerente con trabajadores o entre equipos.
¿Cuál es la clave de éxito de una reunión?
1.Planificar: debes tener todos los puntos a debatir preestablecidos será la clave del éxito para que una reunión no se alargue demasiado. Has de tener en cuenta qué puntos se van a tratar y cuáles son los objetivos así como a quién le pertenece cada punto.
2.Puntualidad: empezar la reunión en la hora establecida permitirá cumplir todos los tiempos y poder no finalizar demasiado tarde en caso de que surjan contratiempos. Con el fin de que los asistentes lleguen puntuales a la hora de la reunión, se les tendrá que citar una semana antes como mínimo.
3.Preparación: es muy importante que los participantes en la reunión se preparen con antelación los temas a hablar con la finalidad de no quedarse fuera de ningún tema o no tener recursos para contestar. Si todos los asistentes se preparan los temas que tienen para tratar, será más fácil encaminar la reunión y hablar de aquello más relevante.
4.Respeto: dejar hablar a los participantes de la reunión y que puedan expresar sus puntos de vista es importante para que todo el mundo pueda decir lo que piensa y no tener interrupciones. Cortar el habla constantemente no permite seguir el hilo de la conversación y se hará mucho más extensa.
5.Tener la documentación necesaria: en el caso de necesitar mostrar cualquier tipo de informe o documento, es preciso que se prepare con anterioridad para no perder tiempo buscándolo.
6.Finalizar la reunión: acabar la reunión especificando todos los puntos que se habían abierto previamente y dejando claro cómo se ha acordado, evitará que los participantes duden de los puntos mencionados.
7.Enviar un acta: pide a algún participante de la reunión que tome notas de cada punto para que posteriormente envíe un email a modo de resumen para dejar constancia de lo que se ha hablado y en el caso de tener que retomar algún tema, hacerlo más fácilmente.
Tal y como habrás visto, la organización de una reunión te permite el éxito de la misma y el acuerdo entre los asistentes. La organización y preparación de las temáticas a tratar da paso a una reunión clara donde todos los asistentes pueden intervenir y llegar al objetivo de la reunión.