El manual de procedimientos es un documento clave para optimizar el rendimiento de la plantilla. Además, es adecuado para cumplir con estándares, proteger la seguridad de los empleados, simplificar la comunicación o delimitar las responsabilidades. Existe una plantilla habitual que recoge la información que debe contener el manual. Delegar y repartir tareas es más sencillo y da mejores resultados si cuentas con un manual de procedimientos.
Estructura del manual de procedimientos
En la era de la adaptabilidad al cambio y la transformación digital acelerada, es imprescindible contar con un manual de procedimientos. Los liderazgos deben ocupar su tiempo laboral en el crecimiento de la empresa. Para resolver las dudas mecánicas de funcionamiento y respetar los estándares, la solución es un manual de procedimientos bien diseñado. La estructura de este manual se divide en 7 apartados:
- Título, que recoge el resumen del contenido. Por ejemplo “Manual de procedimiento en recursos humanos”.
- Marco normativo, tanto respecto a las leyes relativas a los procedimientos, como a la visión, valores y cultura empresarial.
- Objetivo del documento, que refleje el paisaje y la estrategia en la que se inscribe el manual.
- Revisiones y responsabilidades. Debido a su actualización constante, especialmente en los entornos VUCAH, es necesario recoger las fechas de redacción así como las últimas revisiones. También debe constar quiénes son los responsables.
- Descripción de procesos. Lógicamente, este es el apartado más importante. Debes detallar el qué y el cómo de los procesos, pero también el dónde y cada cuánto. Esta sección especialmente debe ser accesible para todos los trabajadores en tiempo real y de manera transparente, por ejemplo, en una web con hipervínculos.
- Diagrama de flujo, es decir, una representación gráfica que facilite la secuencia temporal y jerárquica de los procesos.
- Glosario de términos para agilizar la comprensión de la información, especialmente para aquellos trabajadores no familiarizados con la nomenclatura específica de la compañía.
Ventajas de contar con este manual
A pesar de los cambios constantes, hay itinerarios o mapas que se mantienen en este “mundo líquido”. Ya ha habido otros compañeros que han realizado las tareas, se han equivocado y han señalado el mejor camino para lograr la consecución de objetivos. Disponer de un documento como el manual de procedimientos que recoja esta información tan valiosa tiene múltiples ventajas, pero las destacadas son:
- Ahorra tiempo. Sencillo pero determinante. Si alguna de las personas de la plantilla no sabe cómo mejorar su desempeño, en lugar de perderse en notificaciones o publicaciones, contar con un documento como el manual de procedimientos. Le ahorra tiempo a ella y a todas las posibles personas implicadas en la resolución.
- Facilita el control interno y delimita las responsabilidades, con lo que evitas conflictos, anticipándote a ellos.
- Optimiza los procesos y mejora la comunicación. El manual sirve para el día a día y para las posteriores evaluaciones o auditorías. Dejar constancia escrita y pública de la mecánica interna de la empresa, es garantía de éxito hoy y en el futuro.
- Mejora la imagen pues disuelve posibles malinterpretaciones sobre la jerarquía empresarial. Atraerás el talento cualificado objetivando el buen hacer y el buen clima laboral.
- Contribuye a la capacitación de los nuevos empleados, complementando el manual de acogida en el onboarding.