Cerrar los proyectos previstos al inicio de 2020 ha sido, en el mejor de los casos, una exhibición de ingenio y malabarismos. Con toda la información que has obtenido tras la pandemia y lo que has aprendido es el momento de elaborar un project management plan o plan de gestión de proyectos para 2021 que destaque por su adaptabilidad al cambio.
Project management plan es clave para 2021
Algunos de los grandes retos van a estar en: liderar en remoto, afianzar la cultura empresarial o realizar reuniones productivas (como el daily standups, es decir, un breve encuentro diario en el que se unifiquen criterios y objetivos con preguntas como “¿qué hiciste ayer?” o “¿qué vas a hacer hoy?”). Además, la figura del project manager también está cambiando, pues el trabajo como administradores de proyectos tiene nuevas necesidades y responsabilidades. Ten en cuenta que el project manager aporta una irremplazable combinación de liderazgo, integración de especialidades y conducta ética.
Para facilitar la consecución de estos objetivos es necesario el project management plan. Los pasos básicos a seguir para el desarrollo del plan son los siguientes:
- Definir el alcance de cada proyecto: incluyendo los límites y requisitos detectados.
- Elaborar un esquema del proyecto para comunicarlo. Necesitas un buen nivel de información de las personas implicadas en cada proyecto. Optimiza la frecuencia y el método de gestión de las comunicaciones.
- Planificar el proceso detallando cada acción y sus fechas de consecución. La metodología scrum permite dividir en tareas y bloques. Recuerda, no obstante, que la clave este 2021 es la flexibilidad.
- Asignar roles, funciones y responsabilidades, de tal manera que se minimicen los tiempos de control.
- Finalmente, revisar el proyecto con el equipo. Es importante fomentar la confianza y la creatividad de la plantilla, siendo resolutivos.
Agile es más que velocidad, es adaptación al cambio
En un entorno más complejo, incierto y sujeto a mayores fluctuaciones geopolíticas y sanitarias, la planificación tiene que contar con metodologías ágiles de proyectos. Hoy día es imprescindible afinar en cómo se supervisarán y controlarán los cambios que sea necesario realizar en la gestión de la integración de todos los componentes del project management plan.
La gestión de los tiempos, con un cronograma concreto, es aconsejable que aporte flexibilidad y alternativas. Un listado de hitos del proyecto y de recursos para cada actividad no compromete el programa con fechas del calendario y permite adaptar los objetivos a los posibles cambios circunstanciales.
Las tendencias respecto al software implicado en el plan apuntan al blockchain, a la inteligencia artificial, a la colaboración entre humanos y máquinas, al uso de los dispositivos móviles con desarrollo de aplicaciones para el tratamiento de datos, y al acceso en remoto, con la protección de datos en el núcleo. Súmale el Internet de las cosas y la realidad virtual, y tienes la oficina 5.0.
Un paso más: Growth Management® Science
La dirección es clara: ser rápido y eficaz en la adaptabilidad a los cambios. En esta línea, surge la propuesta del Growth Management® project plan, que sintetiza las tendencias de gestión en un proyecto de implementación integral. Se basa en tres conceptos: creer, crear y crecer. Y el objetivo es explotar de manera “capital-humanista” las posibilidades de la organización. Los pasos que proponen son:
- Diagnóstico del potencial de crecimiento de la compañía.
- Preparación: organización, estrategia y potenciación del equipo.
- Desarrollo: adaptación o redefinición del modelo de liderazgo corporativo, enfocando en potenciar al máximo el talento humano.
- Proyección de dinámicas saludables, competitivas y sostenibles.