Los principios sí importan, y cómo arranque un equipo y un proyecto puede ser la clave de su éxito. En este contexto, la kick off meeting es un tipo de reunión que constituye ese punto de partida deseado de un proyecto. Se trata de una técnica muy efectiva en la gestión de equipos. Entre sus beneficios están el aumento de la motivación y compromiso, la mejora de la comunicación y el óptimo control de cambios.
Objetivos de una kick off meeting
La kick off meeting o reunión inicial de proyecto coge su nombre de la patada que lanza la pelota al terreno de juego en los partidos de fútbol. Esta imagen es la que se quiere rescatar para simbolizar el impulso necesario y la utilidad de estos encuentros en el origen de una propuesta. Entre los objetivos de la kick off meeting destacan:
- Dotar al proyecto de la energía inicial
- Motivar al equipo realizando las presentaciones formales.
- Generar la sinergia que conducirá al éxito.
- Conocer cómo se medirá el rendimiento y qué responsabilidades, deberes y libertades de trabajo tendrá cada persona.
- Infundir confianza tanto en los miembros del equipo como en los stakeholders invitados: colaboradores, accionistas o clientes.
Para que este arranque logre sus objetivos, la dirección del proyecto debe transmitir de manera clara y eficaz una serie de puntos indispensables:
- Introducción: encuentra el equilibrio entre una exposición elegante y atrayente, pero sin hablar demasiado. Piensa en un título seductor y en un comienzo con gancho que relaje el clima laboral y facilite el desarrollo de la reunión.
- Presentación de los objetivos: deben ser bien formulados para que sean comunicables a los distintos participantes. Comunica también la historia del proyecto con un storytelling por ejemplo, y la hoja de ruta definiendo de la manera más precisa posible los hitos o entregables.
- Desarrollo e implementación: este es el núcleo de la kick off meeting. Deberás definir con claridad quién hará qué y el organigrama. Es recomendable presentar el software de gestión que utilizarás en el proyecto, así cómo el calendario, la gestión de los tiempos y el alcance deseable. En esta parte también hablaréis del plan de comunicación.
- Cierre y despedida: es el momento de aclarar las dudas y recoger todo lo comentado en la reunión a modo de resumen.
Beneficios de la kick off meeting
Además de las oportunidades de mejora señalas ya, hay que destacar otros beneficios que obtendrás si planteas la kick off meeting al inicio del proyecto:
- Refuerza el liderazgo de los responsables del proyecto.
- Fortalece el engagement y la motivación de la plantilla que se sienta vinculada desde el minuto 0 con el proyecto.
- Facilita la comunicación, no solo entre los trabajadores sino especialmente con los clientes que conocen los roles y las tareas de cada componente del equipo.
- Genera proyectos menos arriesgados y con mejor control de los cambios. Aparecen menos errores y situaciones imprevistas, sobre todo porque las tareas y responsabilidades están claramente distribuidas.