Cuando tenemos por delante la jornada laboral da la sensación de que nos queda todo el tiempo del mundo. Vamos añadiendo nuevas cosas que hacer, que o bien nos vienen impuestas o incorporamos a nuestro día pensando que el tiempo se dilata. Hay ocupaciones inevitables, pero hay otras que dejamos que pululen a su antojo comiéndose nuestro tiempo. ¿Podemos evitarlas y mejorar nuestra productividad?
Tómate unos minutos antes de empezar tu jornada laboral. Ordena tu espacio y recopila todo lo que te haga falta para empezar. Evita la desconcentración yendo y viniendo y no encontrarás excusas para levantarte de la silla. Pon música si te ayuda a concentrarte y tu entorno lo permite.
Utiliza una agenda o un calendario. Físico o virtual. Nos ayudan a visualizar el día y la carga de trabajo que tenemos. Podrás volcar las tareas con días de antelación y distribuir aquellas que vayan a llevarte más de una jornada. Descansará tu mente, que no tendrá que esforzarse en recordar. Procura no salirte de lo previsto y dejar muchas cosas para mañana. Las que sean para mañana, apúntalas en la agenda, asígnales un tiempo. Verás si puedes acometerlas todas, junto con lo que ya había anotado.
Establece prioridades. Diferencia entre urgente e importante. Las labores que sabes que te cuestan más, abórdalas primero. Una vez hechas, podrás seguir con mayor sensación de alivio el resto del día. Si sabes que hay determinadas horas en las que otras personas requerirán de tu atención (tu jefe, tus hijos, tu pareja), tenlo en cuenta al inicio de la jornada. Calcula el tiempo que sabes que te supondrá y podrás dedicárselo sin estrés.
Evalúa qué momento del día estás más despejado y deja las tareas que requieren de mayor atención para esos periodos; las que menos te gustan y las urgentes, las primeras.
Intenta ser ordenado también durante la jornada. Cierra las ventanas que no estés utilizando de tu navegador. Las aplicaciones que ya no vayas a usar. Deshazte de los papeles y notas inservibles. Las que estén hechas, a reciclar. Las que estén pendientes, déjalas a la vista. Aprovecha los momentos de descanso para despejar la mesa de cosas.
Ponte una alarma. Fíjate pequeñas metas y define un tiempo para ejecutarlas. Por ejemplo, utiliza 20 min (no más) para distribuir la jornada y las actividades que vas a terminar. Planifica y ten la planificación a mano. Limita el tiempo que quieres dedicarle a cada labor. Muchas veces una misma tarea nos absorbe más tiempo bien porque nos gusta más o bien porque nos cuesta más. Valora la posibilidad de ponerte con otra cosa si ves que te atascas en algo. Ojo, no lo dejes para más tarde solo porque quieres relegar la tarea. Stop procrastinación.
Aléjate de las distracciones. Establece un tiempo para consultar tus redes y hablar por teléfono, pero no excedas este tiempo. Si tienes que atender el teléfono desde donde te llegan nuevas peticiones, ajústalas al planning y decide: urgente, importante, para mañana… Tú controlas tu jornada.
Descansa cada tanto. La desconcentración llega cuando se ha estado más de una hora enfrascado en algo. Es el momento de levantarte de la silla y, si es posible, haz unos estiramientos. Ir al baño te dará la excusa perfecta. Cambia de entorno. Sal a respirar un poco de aire.
No dejes labores a medias. Intenta acabarlas en el tiempo establecido. Si no lo haces, tendrás sensación de descontrol.
Cuidado con el perfeccionismo. El pensar que no está todo lo bien que te gustaría hace que des vueltas y vueltas sobre algo sin que avances. Valora qué tiempo es prudencial que utilices en un quehacer y si te permitirá abordar otros que tienes programados. Es mejor parar, aunque algo no esté perfecto, que retrasar otras tareas y tener sensación de agobio al final de la jornada.
Delega. Con la cabeza hacemos las cosas más rápido. No tenemos en cuenta los imprevistos que van surgiendo. Reflexiona un momento: ¿puedes hacerlo todo tú?, ¿necesitas ayuda de otros?
Si controlamos nuestra jornada estableciendo metas objetivas y llevaderas no arrastraremos preocupaciones y seremos capaces de disfrutar del tiempo libre o descansar satisfechos del trabajo que hemos realizado. Al final de la jornada, repasa todas las actividades que has tachado según las has terminado. ¡Seguro que hoy ha sido un día muy productivo!