La intensificación o crashing es una técnica que se puede emplear cuando se necesita acelerar los plazos de entrega de un proyecto, ya sea por un atraso efectivo con los entregables o por un interés en adelantar la finalización. Frente al fast tracking, esta técnica implica el incremento de recursos. Pueden ser horas extras internas o externas o motivaciones del personal con recompensas económicas. De manera que aumenta el coste pero disminuye el riesgo, tras evaluar la mejor manera de implementarlas.
¿Qué valor aporta la intensificación o crashing en la gestión de proyectos?
La intensificación o crashing es uno de los métodos que el PMBOK (Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos) señala para llegar a tiempo y cumplir la estrategia de gestión de proyectos. Consiste en que la gerencia decide acelerar los plazos de entrega asignando más recursos. Las razones para apostar por esta inversión pueden ser:
- Oportunidades para que asignen otro proyecto a la compañía si finalizas antes de lo esperado.
- El cliente requiere la finalización del proyecto antes de la fecha prevista y puedes satisfacer este deseo.
- Competencia en el mercado, como la salida de licitación de nuevos proyectos que no estaban previstos.
- Compromiso con otros stakeholders.
- Resolver de manera eficaz un proyecto que ya está fuera de plazo. Situación en la que lo más importante es no entrar en pánico y analizar de manera pragmática el contexto.
En este sentido, ¿Qué valor aporta la intensificación o crashing en la gestión de proyectos? El más evidente es la compresión del cronograma. Resultado que también puedes obtener gracias al fast tracking.
Para llevar a cabo esta técnica debes revisar la ruta crítica. Así podrás seleccionar las actividades que, aún estando en secuencia, pueden realizarse en paralelo, acortando los tiempos. El fast track implica un aumento de riesgo precisamente por esta compresión del diagrama, pero frente al crashing, no incrementa el coste del proyecto. Recuerda vigilar que se cumpla el triángulo de hierro y se mantenga la calidad aunque se reduzcan los tiempos.
Consejos para implementar esta estrategia
Para cumplir con los proyectos, en el project management se manejan diversas variables en la toma de decisiones. Una vez que optas por implementar la técnica de intensificación o crashing, procura seguir estos consejos para no asumir demasiados riesgos:
- Supervisa el desempeño de los participantes, visualizando el diagrama del proyecto. Así involucras a todos los miembros del equipo en la hoja de ruta a seguir.
- Decide cuál es la mejor manera de poner en práctica esta intensificación. Puede ser con el aumento de horas extras de trabajo, ya sea con personal interno o contratando externo. O bien motivando al equipo con recompensas económicas. Evita el agotamiento del equipo pues este es uno de los mayores riesgos de esta técnica.
- Ten en cuenta que habrá actividades que no acepten la aplicación de esta técnica, como por ejemplo los periodos de aprobación de licencias impuestos por los organismos oficiales.
- Como PMP debes identificar cuánto tiempo hay que ahorrar, las tareas que no pueden superponerse y cuáles son los recursos adicionales que se pueden utilizar de manera realista.
- Realiza una reunión post mortem para analizar todo aquello que no salió bien y qué podría mejorarse para el siguiente proyecto.