El Homo sapiens se caracterizó por la conciencia de sí mismo que tenía el ser humano. Homo faber por su habilidad para usar herramientas con el pulgar oponible o retráctil. Ambos rasgos son los que necesitas controlar al medir la productividad de tu plantilla. Su capacidad de autocontrol para no perder el tiempo en aplicaciones ajenas a su puesto, como la mensajería instantánea, pero a la vez instrumentos de control de eficacia y mejora del rendimiento.
Algunas herramientas para medir la productividad
El primer paso antes de medir la productividad es definir claramente las tareas asociadas a un puesto de trabajo. La optimización del rendimiento y el desempeño viene con la organización de las tareas. Para ello, puedes utilizar las conocidas herramientas Trello o Asana. Tras este primer escalón, las claves para medir la productividad son:
- Monitorizar tareas: para visualizar mediante gráficos y dígitos todo lo relacionado con la actividad laboral puedes usar Qactivity, un software que permite profundizar en los hábitos de la plantilla.
- Asignar cometidos en un proyecto: con la jornada laboral en remoto o híbrido, una de las opciones más rentables es asignar a cada trabajador cometidos concretos dentro de cada proyecto. Algunas herramientas que puedes utilizar para coordinar a los equipos son Basecamp, Connecteam, Wunderlist o Sesame.
- Planificar las reuniones de trabajo: para evitar que se solapen, para saber quién asiste y optimizar el encuentro puedes utilizar herramientas como Robin, Google Calendar o Calendly.
- Contabilizar los tiempos: con el cronómetro de Pomodoro controlas los bloques de 25 minutos con el descanso de 5 minutos que los vuelve eficaces.
- Eliminar los “ladrones de tiempo”: con este fin existen muchas aplicaciones que bloquean los distractores, como Effiwork o WasteNoTime. Y si no quieres perder un artículo o contenido que en ese momento no puedes leer, la herramienta Pocket te permite guardar y clasificar enlaces a sitios interesantes para poder acceder a ellos más adelante.
- Centraliza el uso de contraseñas protegiéndote con software como 1Password. Evitarás perder tiempo en la tediosa labor de recuperar contraseñas o generar nuevas.
Autocontrol para mejorar el rendimiento
El escenario ideal está lejos de aquel en el que la plantilla está vigilada para garantizar que cumple con sus objetivos. Lo más operativo es que cada empleado sea responsable y autogestione su tiempo y sus tareas en función de los objetivos que quiere alcanzar. Para ello, herramientas como Work Meter diferencia entre las pantallas y aplicaciones que produzcan beneficio a la empresa y las que no, para así controlar el foco de trabajo del empleado.
Con Tickspot puedes controlar en qué proyecto estás gastando tu tiempo y a qué tarea, de dicho proyecto, pertenece ese tiempo. Muy útil como herramienta de autocontrol y cuenta con una interfaz muy usable. En este sentido, el Smart Working es una metodología de trabajo basada en la confianza en el trabajador. Implementar un plan de incentivos, cuidando que no se convierta en una poco sana competición, ayuda a la autorregulación, especialmente con equipos en remoto.