Las reuniones son caras, es decir, es un coste para la compañía y para los empleados, muchas veces evitable. La primera clave es buscar alternativas para reducir el número de reuniones. Las otras son: organización, gestión de los tiempos exhaustiva, un adecuado liderazgo de las mismas, objetivos con tareas y garantizar las condiciones técnicas, especialmente en los modelos en remoto o híbridos. Lee aquí estos tips para no perder el tiempo y ganar eficacia en tus reuniones.
Claves para no perder el tiempo
Tanto en el entorno virtual como de manera presencial es un clásico de los recursos humanos cómo lograr reunirse en los equipos de manera verdaderamente productiva. En España, especialmente, se recurre a una reunión demasiado pronto y no se va con los deberes hechos. Aquí puedes leer 6 claves, directas, ágiles, que te evitarán perder el tiempo y aprovechar de manera eficaz las reuniones necesarias.
1. Ahorra el coste de las reuniones
Este órgano empresarial debe ser un espacio de decisión y trabajo, nunca un lugar de debate. Busca siempre alternativas, como gestionar la incidencia por teléfono, mail o con un grupo reducido de personas.
2. Organización y previsión son claves
Como en todos los procesos de gestión de proyectos, nunca será una pérdida de tiempo el pararse a prever y organizar, en este caso, las reuniones. Define el tiempo máximo que va a durar, así como los tramos de la reunión, desde la presentación hasta las intervenciones. Aunque puede haber cierta flexibilidad, contar con una estructura y comunicar esta metodología, es un buen hábito que hará más eficaces a los equipos.
3. Gestiona exhaustivamente los tiempos
Ya no se trata solo de una cuestión de productividad y eficacia, es respeto al grupo, al tiempo y al trabajo de los compañeros. Ser puntuales es imprescindible. Contar con un reloj visible para todos los asistentes evita percepciones subjetivas del paso del tiempo. Algún sonido no disruptivo en exceso, puede marcar también hitos, como la mitad de la reunión o los minutos finales reservados para el cierre.
4. Un buen liderazgo en necesario
Cabe distinguir, en este sentido, los tipos de reuniones que puedes facilitar. Para el daily, por ejemplo, dada su brevedad y frecuencia, no es necesario designar una persona que la coordine pues se trata más bien de compartir el progreso de cada trabajador o equipo. Sin embargo, en una reunión de cierre de trimestre, es clave que la persona que la dirija demuestre tanto habilidades técnicas como soft skills.
5. Marca objetivos y tareas
La comunicación previa, junto con la facilitación de material o documentación preparatoria, garantiza que los asistentes se mantengan centrados. Conocer el índice de contenidos, así como los objetivos que se pretenden alcanzar tras la reunión, autorregulará las posibles desviaciones conceptuales que surjan. Es tan importante entrar a la reunión con ese horizonte, como salir con un resumen, un cierre de lo tratado, una hoja de ruta con los siguientes pasos y una relación de las tareas asignadas a cada miembro del equipo. ¿Qué se va a hacer?, ¿quién va hacer qué? y ¿cuándo se hará?
6. Revisa las condiciones técnicas
Por último, la pandemia ha demostrado que las reuniones online, ahorrando en desplazamientos, son posibles y eficaces. El modelo híbrido requiere, sin embargo, ciertas condiciones técnicas y ahí puede irse tiempo efectivo de trabajo. Así que quien organice la reunión, debe asegurarse que el espacio físico cumple todos los requisitos. El sonido y la conexión son claves en reuniones con gran número de asistentes o en remoto.