Cualquier empresa o departamento de RRHH que quiera llevar una correcta gestión de personal, deberá tener en cuenta la posible variación de datos de los trabajadores. Las altas y bajas, una modificación del contrato por un cambio de posición, así como cualquier otra necesaria actualización de datos, debe comunicarse a la Seguridad Social. En este artículo conoceremos las variaciones más habituales y el procedimiento correcto para llevarlas a cabo desde la empresa.
Cambios en los datos de los trabajadores: cuáles son los más habituales
En cualquier relación laboral entre una empresa y un trabajador por cuenta ajena existen, al menos, tres momentos en los que cabe la posibilidad de realizar una variación de datos. A saber:
- Informar del momento de la contratación: es el momento en el que la empresa comunica a la Seguridad Social la fecha de inicio de la relación laboral. En estos casos, puede llevarse a cabo un alta previa y comunicar el inicio de la obligación de cotización incluso con 60 días de antelación.
- Cuando se produce algún cambio en las condiciones de trabajo: es la variación de datos propiamente dicha y afecta a cambios como los de centros de trabajo o de cuenta de cotización a la que se adscribe un empleado. También se debe comunicar un cambio en el tipo de contrato o del coeficiente de jornada laboral, así como del grupo de cotización del empleado, si ocurre.
- Al finalizar la relación laboral: por supuesto, la empresa deberá comunicar el cese de la relación laboral indicando la fecha de baja de dicho trabajador, contando con un plazo máximo de 3 días naturales.
Los trabajadores autónomos, por su parte, además de los datos indicados anteriormente, también deben comunicar en tiempo y forma si existe un cambio de actividad profesional o de sede de la empresa, principalmente.
Quién gestiona la variación de datos en la relación laboral
Es la propia empresa, o el departamento de RRHH si existiera, quien debe encargarse de mantener correctamente informada a la Seguridad Social en relación con los datos del empleado y las posibles variaciones de estos.
Partiendo del necesario cumplimiento en cuanto a protección de datos y cuidando al máximo la información de contacto de los empleados, sería interesante que la empresa contara con un registro de trabajadores o de documentación laboral en el departamento de RRHH. Esto haría, sin duda, mucho más sencilla y ágil la obligatoria comunicación a la Seguridad Social, evitando posibles errores.
Las gestiones directas con la administración laboral se suelen realizar utilizando los modelos normalizados que esta pone a disposición de los usuarios. En este caso, se trata del modelo TA.2/S, que se corresponde con la solicitud de alta, baja o variación de datos del trabajador por cuenta ajena o asimilado en la Seguridad Social.
Hoy en día, casi todas estas actuaciones se realizan utilizando el llamado Sistema RED. Para ello, la empresa debe haber solicitado previamente la autorización que le habilita para realizar telemáticamente este tipo de gestiones con la Seguridad Social.
Si la empresa descuida estas informaciones de datos, es el trabajador quien puede comunicarlas personándose directamente. En el caso de que ni la empresa ni el trabajador lo comuniquen, puede ser la propia administración quien actúe de oficio, modificando estos datos desde la fecha en la que se produjo el incumplimiento.