Existen herramientas de compresión que le sirven al Project Manager para encauzar los proyectos fuera de plazo. Es habitual que surjan desviaciones o incumplimientos en cualquier planificación. Desde un sencillo cambio estructural en la sede de la empresa hasta una gigantesca migración tecnológica a nivel internacional, los procesos se suelen complicar. Analizaremos algunas técnicas para solucionarlo, y veremos cómo el Método de la Ruta Crítica contribuye a disminuir o eliminar dichas desviaciones.
El Método de la Ruta Crítica para prevenir los proyectos fuera de plazo
El Método de la Ruta Crítica o CPM sirve de base a una gran cantidad de programas de gestión de proyectos. El objetivo es establecer una planificación basada en hitos o entregables, calculando matemáticamente el peor de los escenarios para la ejecución de dichos procesos.
Previamente, para conseguir una buena planificación y evitar dichas desviaciones, debemos realizar una serie de acciones esenciales:
- Definir concienzudamente las tareas a realizar.
- Establecer la secuencia de tareas, las conexiones que existen entre ellas y que configuran el cronograma.
- Predefinir los plazos de ejecución de cada tarea.
El Método de la Ruta Crítica nos servirá, por tanto, para planificar y controlar los entregables con rigor, flexibilidad y eficiencia. Aplicando esta metodología, los programas de gestión de proyectos consiguen disminuir al máximo las desviaciones en el proyecto.
Pero, ¿Qué ocurre cuando inevitablemente surgen retrasos en la ejecución? Veamos con qué opciones contamos.
Estrategias para redirigir proyectos fuera de plazo
Cuando se nos plantea la situación de tener que reconducir un proyecto y reducir sus plazos de ejecución para adaptarlo al cronograma, podemos adoptar diferentes estrategias:
- Fast Tracking: ejecutar en serie dos tareas que estaban planificadas de forma consecutiva. Esto se podrá hacer siempre que la finalización de la primera no sea condición necesaria para la ejecución de la segunda. Esta estrategia no está exenta de inconvenientes. Puede provocar retrasos y un aumento de los costes, así como de recursos adicionales para realizar ambas tareas a la vez.
- Crashing: reducir directamente el plazo de una tarea sin incluir modificaciones. Esto se consigue aumentando la eficacia (con personal más cualificado o un mejor programa de gestión) o el número (con más personas en las tareas) de los recursos asignados inicialmente. Esta estrategia viene acompañada, generalmente, de un aumento de los costes.
- Modificación de las tareas: de tal forma que las nuevas tareas tengan una duración inferior. Para ello, deberemos volver a estudiar los paquetes de trabajo y encontrar formas diferentes de realizarlo sin modificar su alcance. En este sentido, también es posible realizar una nueva estimación de la duración de las tareas o hitos críticos del proyecto.
- Ajustar la gestión de los riesgos: eliminar o modificar sustancialmente aquellas tareas planificadas para reducir o controlar los posibles riesgos en la Ruta Crítica del proyecto. Esto, por supuesto, nos llevará a asumir un presumible mayor impacto de los riesgos que dejemos de controlar, lo que puede originar mayores costes.
Medidas más drásticas para reconducir proyectos fuera de plazo son la eliminación de algunas fases del mismo o un adelgazamiento de las tareas relacionadas con el control de la calidad. Ambas decisiones pueden disminuir la satisfacción del cliente o desviar el resultado final del proyecto.