La incorporación de nuevos empleados es un momento clave para cualquier organización. Para los equipos de Recursos Humanos, un proceso de onboarding efectivo representa una oportunidad única para cada nevo ingreso se sienta valorado y parte del equipo desde el primer día.
Pero a menudo, se presta más atención al proceso de selección, que a lo que sucede con el candidato una vez que firma su contrato. Por eso, en este artículo te compartimos una guía práctica para saber cómo se puede mejorar desde RRHH esa primera experiencia del empleado en la compañía.
¿Qué es el onboarding y por qué es tan importante?
El onboarding es el conjunto de acciones y procesos que facilitan la integración de un nuevo profesional en la empresa. Su objetivo es ayudar al empleado a comprender la cultura organizacional, adaptarse a su nuevo rol y establecer relaciones con su equipo de trabajo.
Un proceso de onboarding efectivo puede contribuir a:
- Reducir el tiempo de adaptación
- Incrementar la productividad desde las primeras semanas
- Mejorar el compromiso del empleado
- Disminuir la rotación temprana
- Reforzar la imagen de la empresa como buen lugar para trabajar
En otras palabras, hacer que un empleado se sienta bien recibido puede multiplicar sus probabilidades de quedarse, aportar y crecer.
La bienvenida comienza antes del primer día
Uno de los errores más comunes es pensar que el onboarding empieza el día que esa persona comienza a trabajar en la empresa. En realidad, el proceso comienza desde que el candidato acepta la oferta. Estas son algunas acciones clave que se pueden implementar, antes de que se incorpore a la compañía:
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Enviarle un correo de bienvenida: En tono amable, y con información clara que le sirva de ayuda en su primer día, como el horario que debe cumplir, la dirección del lugar de trabajo, contactos clave y agenda prevista.
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Entregar un Kit de bienvenida virtual o físico: Puede incluir una carta del equipo, el reglamento interno de la empresa, accesos a las herramientas que utiliza la compañía, datos útiles e incluso un pequeño regalo.
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Asignarle un “buddy” o mentor: Alguien del equipo que acompañe a la persona durante sus primeras semanas, para resolver dudas y facilitar la integración.
Primer día: genera una buena impresión
El primer día de trabajo es determinante para la percepción que el nuevo colaborador desarrolla sobre la organización. Una jornada bien planificada transmite profesionalidad, cuidado y compromiso con la experiencia del empleado. Estas acciones pueden ser clave para asegurar onboarding efectivo:
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Dar la bienvenida de forma personalizada: Ya sea de manera presencial o virtual, es fundamental que el nuevo empleado sea recibido por alguien del equipo o del área de Recursos Humanos. Este primer contacto debe ser cálido y cercano, para que genere confianza desde el inicio.
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Presentar al equipo de trabajo y a las personas clave: Coordinar una breve ronda de presentaciones permite le permitirá conocer a quienes serán sus compañeros directos, así como a puestos relevantes dentro de la organización. Esta instancia inicial favorece la integración y reduce la ansiedad típica del primer día.
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Tener listo el espacio de trabajo: En el caso de colaboradores presenciales, se recomienda preparar el puesto con anticipación, asegurando que el equipamiento (ordenador, teléfono, credenciales, escritorio, etc.) esté disponible y en condiciones. Para quienes trabajan en modalidad remota, es importante verificar que cuenten con los accesos, herramientas y soporte técnico necesarios para comenzar sin inconvenientes.
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Brindar una agenda clara: Entregar una planificación sencilla para el primer día contribuye a evitar momentos de inactividad o incertidumbre. La agenda puede incluir presentaciones, recorridos por las instalaciones, capacitaciones iniciales o reuniones introductorias con líderes del área. Esta estructura ofrece orientación y facilita una mejor organización del tiempo.
Primera semana: acompañar sin abrumar
Durante la primera semana, es fundamental que el nuevo empleado reciba información relevante sobre la organización, cuente con tareas definidas y disponga de espacios donde pueda expresar dudas o inquietudes.
En este período, se recomienda realizar una introducción general que incluya la historia, los valores, la cultura y la estructura de la empresa, así como facilitar una formación inicial sobre las herramientas, procesos y recursos específicos del área en la que va a trabajar.
Además, es conveniente organizar reuniones periódicas para revisar avances, brindar orientación y fomentar una comunicación abierta desde el comienzo.
Primer mes: construir relaciones y medir resultados
Un onboarding efectivo no termina en la primera semana. Las siguientes semanas pueden ser igual de importantes para consolidar la experiencia del empleado. Por eso es importante programar encuentros semanales o quincenales para revisar avances y resolver cualquier duda que pueda tener.
También se le puede enviar una breve encuesta anónima al cumplirse el primer mes, para saber cómo vivió el proceso y detectar oportunidades de mejora.