Los departamentos de recursos humanos utilizan cada vez más técnicas que ayudan a optimizan los procesos en la búsqueda de candidatos. Como por ejemplo la ley de Pareto. Wilfredo Pareto fue un sociólogo, economista y filósofo italiano que enunció este principio tras observar la forma en la que se distribuyen los recursos. Su fina agudeza le llevó a analizar la sociedad italiana de su época. Sacó una interesante conclusión: el 20% de los habitantes poseían el 80% de las tierras. Y por lo tanto el 80% de la población solo poseía el 20% del suelo.

Esta ley se generalizó a otros campos poniendo en relación proporcional los recursos y los resultados que entraban en juego en un fenómeno. La economía, la política, la ingeniería de software, logística y el control de calidad utilizan este principio para maximizar los buenos resultados con el mínimo de recursos. Su aplicación está destinada a la optimización de técnicas para la incrementar la calidad. La clave está en descubrir qué 20% de algo provoca el 80% de los mejores resultados.

Pareto y los procesos de selección

Si en el departamento de recursos humanos os habéis propuesto mejorar la eficacia de vuestras acciones quizá os resulte interesante utilizar el principio 80-20 (como también se conoce a la ley de Pareto). Por ejemplo, se pueden definir algunas acciones bajo esta ley en los procesos de selección para incrementar la eficacia  con el mínimo de recursos. Para esto en primer lugar es necesario descubrir qué actividades de las que se realizan durante esta fase aportan los mejores resultados. Se puede empezar por analizar estas cuestiones:

• ¿Qué acciones provocan el 80% de los errores? Descubrirlas y transformarlas o desecharlas.
• ¿Y cuáles arrojan la mayor parte de los buenos resultados (80% más o menos) con un menor esfuerzo? Potenciarlas y dedicarle los mejores recursos (personal y horas) a estas.

Si centramos el tiro en mejorar los procesos de selección de candidato hay algunos fases que se pueden optimizar como la reducción del tiempo en las entrevistas o utilizar los recursos de reclutamiento que sabemos que funcionan. Estos son algunos de los aspectos relevantes en un  proceso de reclutamiento que podrían tenerse en cuenta para aplicarle el 80-20 de la productividad.

• Utilizar las mismas fuentes que nos han proporcionado en el pasado a los mejores candidatos. Buscar en primer lugar en aquellas fuentes que nos han permitido reclutar con un mayor éxito. Un ejemplo, si escudriñar en redes sociales ha supuesto horas de investigación sin apenas resultados pero gracias al boca-oreja entre nuestros empleados han llegado personas muy valiosas para la empresa hay que hacer esfuerzos en que las ofertas de puestos vacantes fluyan en la comunicación interna.
• Diseñar un cuestionario previo para la inscripción en la oferta que facilite el filtrado de los candidatos que no se ajusten. Ahorrará un tiempo precioso con un esfuerzo muy inferior al que se utilizaría si no se delimita bien el perfil del candidato y se deja demasiado abierto.
• Durante la entrevista elaborar preguntas dirigidas realmente a conocer lo que se busca. Hay preguntas que se hacen por inercia y no tienen interés en el proceso de selección. Evitándolas se acortaría el tiempo del encuentro. Elegir preguntas que posibiliten la valoración de diferentes aspectos ayudarán a ahorrar tiempo.

Algunas de estas cuestiones que pueden ayudarte a mejorar los procesos de selección puedes encontrarlas en los servicios para empresas que ofrece el portal de Infoempleo

Por una oficina más eficaz

Optimizar los procesos, reducir tiempos innecesarios, evitar la dispersión puede ser de gran ayuda para liberar de trabajo que entorpece y muchas veces evita que se introduzcan mejoras porque se está abrumado por lo irrelevante. Estas son algunas ideas para crear una oficina más dinámica:

• Uso del email. Las bandejas de entrada llenas de correo al principio de la jornada puede ser una fuente inicial de estrés. Puede ser interesante establecer previamente qué tareas se pueden gestionar por email y en cuales se puede utilizar otros canales. Otra idea es reducir al personal al que se pone en copia al estrictamente necesario.
• Objetivo bandeja de entrada vacía al final de la jornada. Para ello utiliza la técnica de los dos minutos: todo lo que se pueda responder en dos minutos se responde, el resto se clasifica estableciendo prioridades y plazos de respuesta.
• Reducir el número de reuniones. Establecer procesos de trabajo transversales que ayuden a que se limiten las horas dedicadas a las reuniones. El 15% del tiempo de una empresa se utiliza en reuniones improductivas según un estudio de la firma consultora Bain&Company.

Conocer los aspectos que con menos recursos multiplican los buenos resultados es el reto en el  que toda empresa que quiera ser eficaz debería invertir.