Uno de los elementos capitales para poder llevar a buen puerto cualquier proyecto, independientemente de la envergadura del mismo, es saber asignar correctamente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo y supervisar dicho proceso. Herramientas como la matriz RACI están pensadas para ayudar al gerente del proyecto en dicha labor. En este artículo te contamos qué es y cómo se crea este gráfico, también llamado matriz de asignación de responsabilidades.
Qué es y cómo se crea un gráfico o matriz RACI
La matriz RACI se utiliza en gestión de proyectos para identificar los roles y responsabilidades que cada miembro del equipo tiene en cada una de las tareas entregables del proyecto. Dichos roles serían los siguientes:
- (R)esponsible: El que ejecuta la tarea de forma directa. Es conveniente que no exista más de una persona con este rol por cada tarea.
- (A)ccountable: El supervisor, quién se encarga de dar por finalizada la tarea antes de pasar a otra. Suele recaer en el gerente del proyecto o en personas o mandos intermedios.
- (C)onsulted: La persona que, al poseer información o acceso a determinados conocimientos o herramientas, asiste al que ejecuta la tarea. Sirve de apoyo y podemos incluir varios roles de este tipo en una misma tarea como, por ejemplo, personal de marketing o de recursos humanos.
- (I)nformed: Aquellos perfiles de personas que son informados sobre el estado de la tarea o proyecto. No aportan su opinión ni intervienen en la gestión o la ejecución. Solo reciben información del estado concreto del proyecto o la tarea.
Antes de poner en marcha la plantilla, debemos preguntarnos si es necesario utilizar esta herramienta. La matriz es muy aconsejable en proyectos de gran envergadura, o en los que las personas asumen diferentes roles en cada tipo de tarea. Para crear la matriz deberíamos seguir los siguientes pasos:
1. Establecer e identificar a todas las personas involucradas en el proyecto.
2. Detallar todas y cada una de las tareas, hitos o “entregables”.
3. Asignar las responsabilidades o los roles personales de cada miembro en las tareas.
4. Comunicar la matriz a los interesados.
A partir del gráfico RACI surgieron otras matrices, como la matriz RASCI o la VARISC, que fueron incluyendo nuevos roles además de los de que acabamos de mencionar.
Diagrama de RACI. Mark Gunn en Wikipedia.
Aportaciones de esta herramienta en la gestión de proyectos
Una vez que hemos decidido utilizar este gráfico en la gestión de un proyecto, son muchas las ventajas y beneficios que puede aportarnos. Algunos de los más evidentes son los siguientes:
- Transparencia y agilidad: Pues permite que todos los miembros conozcan sus funciones y las de los demás, favoreciendo la comunicación fluida y directa entre los implicados en una tarea.
- Rentabilidad y eficiencia: Ya que facilita la reflexión sobre la organización de las tareas para evitar destinar más recursos de los necesarios
- Equilibrio y prevención: Al ofrecernos un mapeo completo de todo el proyecto, podemos encontrar tareas donde existen mayor sobrecarga de trabajo para actuar y evitar riesgos.
- Flexibilidad y mejora continua: Al exigir un seguimiento del cumplimiento de tareas y roles asignados, también permite la reestructuración del proyecto en busca de más eficacia y mejores resultados o cuando no estamos cumpliendo los plazos.