Es muy importante contar con una política corporativa clara, rigurosa y eficaz respeto a las notas de gastos de los empleados. En este artículo, hablamos de cómo gestionar el reembolso de gastos, y de la importancia de cumplir con las obligaciones contables y fiscales ante una auditoría interna. Analizamos también las diferentes categorías de gastos, y de cómo un software de gestión puede solucionar esta tarea y evitar posibles errores e incumplimientos.

Tipos de comprobantes de gastos

Como sabemos, la nota de gastos es un documento elaborado por un empleado para justificar aquellos gastos de empresa que ha cubierto por adelantado con sus recursos personales, con el fin de que la empresa se lo reembolse.

En este sentido, existen diferentes tipos de gastos que pueden presentarse. Algunos de ellos pueden ser los siguientes:

• De desplazamiento: como son los gastos en combustible, o aquellos que tienen que ver con billetes de avión o de tren, entre otros.
• De manutención: que son, principalmente, los que recogen los pagos por la compra de alimentos y por comer en restaurantes.
• De alojamiento: que son las pernoctas en hotel cuando supone un desplazamiento por encima de los 50 km de distancia.
• De compensación: aquellos que están relacionados con el teletrabajo, como puede ser la tarifa de internet o de telefonía, entre otros.

En este sentido, desde RRHH habrá que tener en cuenta determinadas particularidades de cada uno de estos tipos de gastos. Como, por ejemplo, en la recuperación del IVA de combustibles cuando se utiliza el vehículo particular, ya que solo es posible al 80% para vehículos diésel, no siendo posible recuperar ninguna cantidad del mismo cuando se trata de un vehículo a gasolina.

Por su parte, cuando se trata de emitir gastos relacionados con la manutención o la comida, es importante recordar que debe presentarse una factura emitida a nombre de la empresa para, de esta forma, poder deducir el IVA.

Por último, no se podrá recuperar el importe del IVA ante una hoja de gastos de alojamiento en un hotel, aunque sí el correspondiente al restaurante del mismo.

Procedimiento para la gestión de notas de gastos

Cuando hablamos de la política de gastos inherentes a la actividad profesional, es importante que exista una rigurosa gestión desde el departamento de RRHH, acompañada de la aprobación gerencial. Esto servirá para establecer, entre otras cosas, los correspondientes límites presupuestarios o llevar a cabo las deducciones fiscales oportunas o crear un completo informe de gastos.

Después, el proceso a seguir debe estar previamente establecido y ser conocido por todas las personas que intervienen en el mismo. Además, sería conveniente que también los empleados lo conocieran al detalle. Por tanto, tenerlo por escrito y a disposición de todos es esencial.

Dicho documento debería contener los siguientes aspectos:

• Tipos de gastos reembolsables y limites económicos
• Procedimiento para la obtención del reembolso
• Plazos y formas de pago

Desde RRHH es importante agilizar el proceso y que exista un intercambio de información de forma directa y en línea entre el departamento de personal y el de contabilidad, de cara a dar validez a estos comprobantes fiscales.

Además, el proceso debe estar lo más digitalizado posible, lo que agilizará los procesos y los hará mucho más seguros. Ante un posible requerimiento de tipo fiscal, es obligatorio presentar documentación de los últimos 5 años, lo que provoca ingentes cantidades de papel en los almacenes. La digitalización de las diferentes notas de gastos, elimina por completo este problema.

Contablemente, se apuntarán en el llamado diario de compras y se realizarán los cargos en las cuentas correspondientes, así como en la del IVA si procede. Finalmente, se abonará en la cuenta 467 correspondiente al empleado, el reembolso de dichos gastos.