Tanto si la gestión está externalizada en tu empresa como, especialmente, si se ha internalizado, la compañía necesita controlar el uso de la firma digital. Primero lee cuáles son las ventajas para poder tomar la decisión y luego cómo implementarla en cada departamento de la compañía. Además de volver más ágiles los procesos y, por tanto, activar la transformación digital, se podrá acceder a cursos online bonificados y justificar esa formación.
Ventajas de usar la firma digital
Otro de los aspectos acelerados con el teletrabajo y la deslocalización de los puestos de empleo es que los trámites administrativos y de gestión los puedes resolver, cada vez más, a distancia. Ya no es necesario ir en persona a la ventanilla, salvo en situaciones concretas, como que se requiera el reconocimiento facial. Y con el avance tecnológico de los parámetros biométricos dentro de poco tampoco será necesario en estos casos.
Sin embargo, la condición imprescindible para garantizar la seguridad y confidencialidad de la tarea, es contar con una firma digital. En el Portal de Administración Electrónica se especifican los distintos tipos según las condiciones de quien emite los certificados y el ámbito que aplica. La firma digital se define como una serie de datos electrónicos asociados a un documento electrónico. Se trata, por tanto, de un mecanismo criptográfico que la hace intransferible e infalsificable.
Antes de entrar en el cómo, aquí vas a encontrar una lista de ventajas que te ofrece el uso de la firma digital:
- Simplifica los trámites cotidianos y los resuelve sin desplazamiento.
- Facilita especialmente los trámites administrativos con las instituciones y la solicitud de documentos a entidades públicas.
- Seguridad e integridad: el documento generado no puede ser alterado y se garantiza la confidencialidad.
- Mejora la experiencia del cliente ofreciendo comodidad.
- Justifica la formación
- Permite la asistencia a cursos online
- Aumenta la productividad y competitividad de la empresa.
- Eliminación del papel y del espacio necesario para almacenarlo.
Implementar firma digital por departamentos
Para sacarle el máximo provecho a esta solución digital es importante que la firma sea utilizada por la mayoría de las áreas de una organización. En España, la firma digital se regula a través de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, de tal manera que se considera igual legalmente a la firma manuscrita.
Para el departamento de recursos humanos la firma digital facilita principalmente la finalización de cada contrato, como acuerdos de confidencialidad, nóminas, pólizas o bajas laborales. Además agiliza la comunicación y resolución documental entre departamentos.
En cuanto a la labor comercial, puesto que la gran mayoría de documentos están digitalizados (o en proceso) es clave la capacidad de ser recuperados, mediante su clasificación en índices. El acceso a esta información es altamente sensible y puedes protegerlo con la firma digital.
Por último, para el equipo directivo es imprescindible delegar tareas. Por ello, entre los certificados que se pueden asociar a la firma digital, son muy útiles el certificado de pertenencia a empresa y el certificado de representante. En el primer caso, además de acreditar la identidad del titular, acredita la vinculación con la empresa y, en el segundo caso, su potestad para representarla.