El time to fill es un indicador de la eficiencia del proceso de contratación y del equipo de RRHH. Dada la competitividad creciente en los procesos de reclutamiento, es conveniente reducirlo. Para ello, es aconsejable utilizar todos los canales disponibles para recibir el máximo número de candidaturas. Automatizar procesos y servirte de las tecnologías para optimizar cada fase del cribado. Analizar y definir los criterios de selección previamente, también puede ahorrar tiempo de reclutamiento una vez iniciado el proceso.

La importancia del time to fill

Cuidar el time to fill es un must en unos procesos de reclutamiento que cada vez son más competitivos. Especialmente si lo que buscas es talento cualificado o si vas a contratar personal en algunos de los sectores donde existen dificultades de contratación. Obviamente, habrá más opciones de incorporar un perfil comercial que uno de desarrollador web. Contar con estrategias para reducir el time to fill, es decir, ese tiempo que transcurre entre la necesidad de cubrir una vacante y la incorporación, mejorará los resultados.

Según la Society for Human Resource Management (SHRM), en la actividad time to fill se emplea una media de 9 días para el proceso y un promedio de 41 días en la resolución definitiva. A este dato debes sumarle que un perfil cualificado se mantiene una media de 10 días disponible. La presión es fuerte. A diferencia del time to hire, el time to fill tiene en cuenta también todo lo que ocurre antes de lanzar la vacante.

Consejos para reducir el time to fill

Uno de los riesgos de minimizar el time to fill puede ser impactar negativamente en la calidad de la contratación. Para que esto no ocurra sigue estos consejos:

• Analiza los criterios de selección previamente. Define tu candidate persona. Si sabes cuál es la candidatura ideal, será más ágil el cribado. Puede que necesites que vivan cerca de la zona por dificultades de acceso o que cuenten con habilidad de gestión de equipos. No pierdas el tiempo en perfiles que no cumplen estos rasgos.
• Utiliza todos los canales disponibles. Recibir un gran número de candidaturas es la mejor manera de acertar con el perfil seleccionado. La oferta, por tanto, debe ser claramente visible tanto para quienes se encuentran en búsqueda activa como para las candidaturas pasivas. Para ello, además de las redes y portales de empleo, pide ayuda a tus trabajadores, valora la movilidad interna, participa en ferias y utiliza las bolsas de trabajo de centros y colegios profesionales.
• Automatiza los procesos. Al contar con varias vías de ingreso puede que se dupliquen los CV. Por ello, sírvete de las soluciones informáticas para gestionar una sola base de datos que elimine los repetidos. Igualmente, usa los emails automáticos para acelerar el cribado. Puede que merezca la pena invertir en un ATS o software de reclutamiento para agilizar las aplicaciones. Un formulario sencillo puede evitarte emplear el 25% del tiempo que se estima que dedicas al estudio de los CV.
• Planifica las entrevistas. Una vez que han llegado las candidaturas válidas a esta fase, diseña de manera operativa la selección. Aprovecha las opciones en remoto, en vídeo o telefónicas. Incluye gamificación para evaluar las soft skills. Valora también la posibilidad de generar entrevistas grupales.