En toda producción de eventos, sea presencial, online o híbrida, la cuestión principal es a quién va dirigido y cuáles son los objetivos. Si estás pensando en organizar una formación para la plantilla o bien quieres posicionar tu marca para atraer clientes o talento mediante la oferta de contenido, organizar un webinar te será de gran ayuda. Aquí algunos tips para alcanzar un evento efectivo.
Público y objetivos del webinar
Este neologismo surge en la era del aprendizaje digital por la combinación del término seminario o espacio de aprendizaje concreto y por temas (seminar), y la web, que será el canal de comunicación para ese intercambio de información.
La estructura sigue siendo habitualmente la del convocante y organizador que da paso a un orador o al diálogo entre dos o tres ponentes. La ventaja es que la audiencia incrementa proporcionalmente a la capacidad de la plataforma que lo soporte. Pero los números se disparan y se convierten en incomparables a los eventos presenciales y los webinar. El sistema GoToWebinar permite desde 2 hasta 5.000 participantes conectados al mismo tiempo.
Si lo vas a utilizar para la formación de la plantilla podrás beneficiarte de recursos como el uso de pizarras, encuestas o archivos compartidos, grabar el webinar, compartir pantalla para la presentación en Power Point, por ejemplo, o controlar el listado de participantes, tanto quienes han completado el webinar como el tiempo que ha permanecido conectado cada uno.
Montarlo paso a paso
Hoy día podría parecer que conocer la herramienta digital adecuada es la clave del éxito. Es cierto que una aplicación correcta facilita el desarrollo del webinar y puede ahorrarte mucho tiempo. Sin embargo, mantén en el horizonte de la producción las claves anteriores y podrás servirte del software actualizado y cambiante que prefieras.
Superimportante es que no utilices los webinar para sustituir la creación de contenido en un formato diferente. En este sentido, los webinar es lo más parecido a aparecer frente al público. Quienes participen tendrán la oportunidad de hacer preguntas y resolver cuestiones concretas o aplicaciones de lo transmitido.
Por último, solo queda mencionar los requisitos para montar el webinar.
¿Qué necesito exactamente?
Es sencillo:
- Un ordenador.
- Cámara y micrófono (puede ser el integrado en tu dispositivo, siempre que ofrezca calidad). Es muy recomendable realizar pruebas previas para elegir la mejor solución informática al respecto, así como el uso de auriculares que limpian el ruido de ambiente. Todos los participantes estarán silenciados y las cuestiones irán por mail al organizador, aunque también se puede usar el chat en casos excepcionales.
- Conexión a Internet, preferentemente fija.
- Software elegido, que puedes adaptar al branding de tu marca. Aquí asegúrate de que quienes participen no van a necesitar descargar ningún archivo y van a poder conectarse desde cualquier dispositivo: tableta, teléfono o escritorio. Es interesante también que sea compatible tanto con Linux como con MacOS. Y que se integre con el servicio de marketing por correo electrónico, CRM o herramientas de calendario.
- Programar el webinar en el horario óptimo según las necesidades del target. Si es una formación interna, una de las horas más usadas es antes de comer, a las 13 h. Aunque también se suele ofrecer a primera hora de la tarde, a las 16 h. Dependerá del servicio y del público, principalmente.
Ya solo te falta elaborar un documento de evaluación para comprobar que has logrado los objetivos previamente diseñados. Sabrás que has alcanzado el webinar efectivo cuando midas el número de solicitudes gestionadas, la lista de participantes activos, las visualizaciones o la cantidad y calidad de las preguntas formuladas.