Un cuestionario de análisis de puestos de trabajo es una encuesta que te sirve para medir, entre otros objetivos, el desempeño de la plantilla. A la hora de elaborarlo piensa que estás definiendo un modelo ideal de empleado, no se trata de juzgar a un trabajador concreto. Las preguntas que incluyas estarán orientadas a conocer motivaciones, competencias o expectativas bien de los nuevos candidatos o de los actuales empleados de la empresa. La validación final con los liderazgos aportará información valiosa hacia la mejora continua.

¿Qué es un cuestionario de análisis de puestos de trabajo?

Un cuestionario de análisis de puestos de trabajo es una encuesta que vas a realizar desde el departamento de Recursos Humanos a los trabajadores. Con ella pretendes evaluar su desempeño, entre otros objetivos estratégicos. Puede contener preguntas abiertas y cerradas, y proporciona información detallada acerca del trabajo que se realiza en un puesto concreto. Realizar periódicamente estos cuestionarios te permite conocer mejor los perfiles de la plantilla y la situación del equipo.

Es fundamental determinar la importancia relativa de ese puesto dentro del organigrama de la empresa. También es interesante a la hora de diseñar ese modelo ideal para procesos de selección. Así sabrás cuál es el mejor perfil para ocupar ese puesto concreto. Además, te va ayudar a definir los planes de formación. “A cada cual según su necesidad, de cada cual según su capacidad”. Aplica este principio para optimizar el capital humano.

A la hora de elaborar el cuestionario y de preparar el análisis del puesto de trabajo, es importante que el planteamiento sea desde la evaluación de la figura. No desde la del trabajador en concreto. Por un lado, así evitas percepciones subjetivas. Por otra parte, quien realiza el cuestionario se sentirá menos juzgado. Las contestaciones serán más eficaces y la experiencia la vivirá como una oportunidad de crecimiento personal.

Pasos para crear un cuestionario de análisis de puestos de trabajo

En primer lugar, debes seleccionar los puestos de trabajo que vas a analizar. Definir las tareas, responsabilidades y habilidades necesarias para cada puesto de trabajo.

Para diseñar las preguntas del cuestionario de análisis de puestos de trabajo, de tal manera que las respuestas te sean útiles, puedes agruparlas en estos bloques:

• ¿Qué se hace en el puesto?
  • ¿En qué proyectos o áreas crees que podrías aportar más valor?
• ¿Por qué se hace?
  • ¿Cuáles crees que son los principales impulsores del éxito de la empresa?
• ¿Cómo se hace?
  • ¿Qué te motiva para hacer tu trabajo?
• ¿Con qué se hace?
  • ¿Qué habilidades o fortalezas propias crees que ahora mismo están infrautilizadas?
• ¿Con qué exigencias o especificaciones?
  • ¿Qué podría hacer la empresa para que disfrutases más de tu trabajo?
  • ¿Estás de acuerdo con la cultura de la empresa? ¿Qué mejorarías?
• ¿En qué condiciones?
  • ¿En qué áreas te gustaría crecer profesionalmente?

Finalmente, para terminar el proceso debes validar el cuestionario de análisis de puestos de trabajo a través de la retroalimentación de los empleados y supervisores. Ten en cuenta que la evaluación del desempeño, en definitiva, debe estar unida al desarrollo de las personas en la empresa. En esta revisión final, asegúrate de que los estándares de la evaluación del desempeño están fundamentados en información relevante del puesto de trabajo.

Esta recogida de datos puede llegar a manejar mucho volumen de información, porque se requiere el compromiso y participación activa de todos los trabajadores. Para analizar estos datos, deben definirse claramente los objetivos. Y el papel del supervisor-evaluador debe considerarse la base para aconsejar mejoras. Es importante también contar con los mandos intermedios, pues conocen las tareas y a sus trabajadores. Sin embargo, puede ser contraproducente si no mantienen una actitud constructiva y objetiva, basada en indicadores.