Como estamos viendo está resultando un reto para muchas empresas introducir medidas que flexibilicen la jornada. La conciliación especial a la que está obligando la pandemia hace que los encajes para la adaptabilidad de la jornada sean más necesarios que nunca. ¿Cómo empezar a crear un entorno de trabajo más flexible?
Las principales ventajas de un entorno de trabajo más flexible
Casi sin darnos cuenta las empresas han ido introduciendo cambios en la organización de las jornadas en la medida que la sociedad empujaba hacia ello. La digitalización y las transformaciones sociales, así como la llegada de generaciones con otros valores, modifican el día a día de las empresas.
La necesidad de contar con el mejor talento en un mundo líquido hace que se pongan en valor una de las condiciones que más ampliamente se demanda desde la fuerza de trabajo: la flexibilidad horaria. Adoptarla significa mejorar el engagement, las personas sienten que sus circunstancias son tenidas en cuenta respecto a la conciliación, pero también la responsabilidad de la empresa ante circunstancias como la pandemia.
Armonizando los horarios con las necesidades de la plantilla se reducen los costes de los absentismos motivados por hechos sobrevenidos y puntuales.
Y, además, es una excelente herramienta para la retención del talento. La flexibilidad laboral contribuye a la satisfacción laboral.
¿Qué preguntas hay que responderse antes de implementar una jornada flexible?
La adopción precipitada del teletrabajo debido a la pandemia no ha dejado tiempo para hacer una reflexión sobre cuestiones clave a la hora de adaptarlo a las necesidades de la empresa. Este puede ser un buen momento ya que todo apunta a que la flexibilidad ha llegado para quedarse:
¿Qué tipo de tareas se pueden flexibilizar? Las labores de tipo administrativo son fácilmente adaptables a la flexibilidad horaria. Sin embargo, la atención al cliente está muy condicionada por el horario.
¿Quiénes cuentan con las habilidades necesarias para afrontar el teletrabajo? La brecha digital está todavía presente en las empresas. Responder a esta cuestión nos llevará a plantear la formación específica en el desarrollo de competencias para teletrabajar.
¿Qué impacto puede tener sobre clientes, proveedores y empleados? Acometer esta cuestión será fundamental para articular respuestas en función de quién se trate. La comunicación sobre las medidas que se tomen será necesario en todo caso.
¿Qué necesidades materiales y de herramientas serán necesarias para implementar un entorno de trabajo más flexible? Equipos, dispositivos, accesorios, software o soporte adicional de personal de apoyo se incorporarán a los costes.
¿Cómo se evaluará el desempeño? Trabajar con objetivos medibles, concretos y realistas es sinónimo de éxito y bienestar laboral
¿Qué medidas se tomarán para garantizar el derecho a la desconexión? Una campaña de sensibilización dirigida a la dirección sobre los límites de la comunicación con la plantilla para el desarrollo de tareas, informes, etc.
Será imprescindible evaluar la protección de datos y adoptar normas para garantizar la seguridad tanto de la información interna y las de clientes.
¿Qué tener en cuenta antes de implementar la un entorno flexible de trabajo?
La implantación de medidas de flexibilización de espacios y horarios puede hacerse de forma escalonada. Se puede empezar con un piloto y continuar el proceso por fases hasta completar con el total de trabajadores que podrán acceder a esta medida. Será una forma de detectar posibles necesidades mejoras y puntos críticos sin que afecte a la mayoría de la plantilla.
Formar equipos equilibrados donde haya personal más experimentado con otro menos hasta conseguir un buen nivel de autonomía.
Reforzar la comunicación interna para proteger el vínculo con la empresa y asegurar el funcionamiento de la plantilla gracias a las sinergias. En este punto hay que hacer un esfuerzo de comunicación de la cultura de empresa.
¿Cómo se puede moldear la jornada?
La flexibilización de los horarios puede hacerse de varias maneras. Una opción es reducir la semana laboral a cuatro días acomodando el total de horas semanales a los cuatro días laborables.
Una bastante habitual es elegir el tiempo de trabajo dentro de una franja horaria, por ejemplo, de 8 de la mañana a 3 de la tarde o de 9 a 4, dando lugar a que se pueda conciliar con otras actividades o responsabilidades. Las medidas sanitarias quizás también obliguen a que las horas de entrada y salida no se hagan a la misma hora.
Es muy común en grandes empresas, y seguramente será una práctica con total implantación en nuestro país el trabajar en remoto unos días a la semana. Puede establecerse un horario fijo para fichar o que éste también sea flexible.