Imagina que tu jefe ha salido urgentemente de viaje y debes quedarte al cargo durante su ausencia. En su despacho ves una bandeja con cosas pendientes llena de notas, facturas y otros documentos a la que hay que dar salida y sobre la que tendrás que reportarle a diario. Un escenario similar es el que se encontraría un candidato que se enfrenta a una prueba in-basket (que puede traducirse como bandeja de entrada). ¿Cómo aplicar esta técnica en un proceso de selección?
Ejercicios de gestión de un assessment center: in-basket
El objetivo de esta técnica es predecir el desempeño en el futuro puesto de trabajo y la potencialidad de desarrollo del candidato, una vez en el puesto. En esta técnica interesa evaluar la capacidad para jerarquizar las gestiones y la capacidad resolutiva aplicando criterios prácticos. También se analiza la eficacia en la planificación, la capacidad de organización y la toma de decisiones.
El aspirante debe gestionar cada documento que se encuentra en esa bandeja de pendientes en un tiempo determinado desplegando, de la mejor manera, todos sus conocimientos, tanto específicos como trasversales. La prueba in-basket forma parte de las pruebas que componen un assessment center.
Se conoce a los assessment center como el paquete de técnicas de evaluación y selección que permiten a los candidatos, bajo condiciones controladas, demostrar las habilidades y competencias que son esenciales para un determinado puesto. Estas pruebas incluyen entrevistas, tanto personales como competenciales, test psicotécnicos, rol playing y ejercicios de gestión dentro de los que se incluye la prueba de in-basket.
Las pruebas in-basket se aplican, fundamentalmente, para la selección de personal en puestos de dirección, gerencia o coordinación para los que se exige un alto grado de autonomía y donde el reparto de tareas es una parte importante del día a día.
Cómo se desarrolla una prueba in-basket
La dinámica de la prueba es bastante sencilla. El candidato se encuentra con una bandeja de cosas pendientes que tiene que resolver. Una vez hecho tiene que describir el motivo que le ha llevado a tomar cada decisión. Lo que ya está gestionado se queda en la otra bandeja. El ejercicio se acompaña de un organigrama de la empresa ficticia y las personas que componen el equipo del falso-jefe-candidato
Entre las competencias que pueden analizarse en el desempeño del aspirante estaría la orientación a la tarea, ya que tendrá que utilizar la información de la que dispone y establecer un proceso para tramitarla. También podría valorarse la orientación al cliente como la capacidad para entender las expectativas y necesidades de éste y saber satisfacerlas con las herramientas de las que se dispone. O la orientación a los procesos, respetando la estructura de la organización y aprovechándola al máximo.
Para poder detectar estas habilidades es importante diseñar con esmero la prueba atendiendo a los objetivos que se quieren conseguir. Dependiendo del tipo de organización que sea la empresa y su estrategia de negocio será imprescindible que, tanto en la fase de diseño de la prueba como la de evaluación del candidato, esté presente un especialista en el puesto.
Es bastante habitual que la técnica in-basket se administre en su versión digital. Consistiría en la gestión de una bandeja de correo electrónico simulada. Por esta vía, llegarían las peticiones y el candidato se encargaría de ir solventándolas según las funciones del puesto o derivarlas teniendo en cuenta el organigrama.
Por qué emplear la técnica in-basket para la selección
La versatilidad de la prueba in-basket es una de sus principales ventajas. Los especialistas en técnicas de selección señalan que se puede aplicar a un gran número de tipos de puestos de trabajo. También lo es su capacidad para predecir la potencialidad y desempeño del candidato ya que la exposición a un escenario bastante realista es capaz de mostrar un comportamiento bastante fiable de cómo alguien se enfrenta a un problema práctico.
Por otro lado, la prueba será analizada por varias personas, entre ellas, probablemente alguien que conozca el puesto, por lo que se minimiza la posibilidad del sesgo que puede implicar que la selección la haga una sola persona.
Cabe destacar también entre los pros que el diseño de la técnica es bastante sencillo y se puede aplicar a un número considerable de candidatos.
Y también hay algún “pero”
Sin embargo, pese a que el escenario puede ser realista, entre los factores que más afectan al desempeño de las personas están las presiones que sufren, tanto a nivel laboral como personal y que difícilmente pueden ser evaluadas durante la prueba.
Por otro lado, el diseño, aunque sencillo, puede llevar una gran cantidad de tiempo. Así cómo el propio desarrollo de la prueba. Entre las dificultades también puede añadirse que no siempre se puede contar con la presencia de un especialista en el puesto ni en la fase del diseño ni durante el propio proceso de selección.