La transformación digital acelerada ha impactado positivamente en la gestión integrada del calendario de empleados. Ahora es más sencillo que cruces la información relativa a horarios, vacaciones y ausencias con la formación o la comunicación interna. Aquí puedes leer algunos tips prácticos para realizarlo: elabora listado con los objetivos, desarrolla propuesta, incluye tareas y actividades. Y evalúa los resultados para poder mejorar.
Ventajas de integrar el calendario de empleados
En tiempos de incertidumbre tener la posibilidad de una comunicación transparente y en tiempo real es clave para conservar un clima laboral de confianza y bienestar. El calendario de empleados pone orden en los recursos humanos, anticipa riesgos y evalúa rendimientos, de manera similar al cronograma en la gestión de proyectos. Permitir el acceso y actualización del calendario a la plantilla, aumenta el engagement. Además, los empleados que interactúan con la comunidad son un 21% más productivos, según Gallup.
El calendario de empleados, planificado de manera exhaustiva, puede contribuir a reducir el estrés de toda la plantilla. La parte legal quedará cubierta con el diseño de horarios y fichajes, la distribución de las vacaciones y el control de ausencias. Gracias al control del calendario podrás cumplir con la normativa vigente comprometida en el registro de la jornada laboral en remoto y con geolocalización, clave en la deslocalización globalizada del capital humano actual.
Sin embargo, esta es una versión limitada y reducida de las posibilidades que ofrece una calendarización estratégica como proyecto empresarial. La comunicación interna para conocer el progreso de los otros departamentos y compañeros, así como las campañas o propuestas concretas, aumenta el rendimiento de la plantilla. Las necesidades de upskilling son visibles para todo el equipo, lo cual agiliza los procesos, mejorando el engranaje de todas las piezas a nivel estratégico.
Tips prácticos para elaborarlo
Optimizar los recursos humanos y su tiempo es un elemento clave para aumentar la productividad. Aunque planificar pueda parecer que no es la prioridad, es absolutamente necesario para alcanzar los objetivos estratégicos. Para elaborar el calendario de empleados integrado sigue estos tips:
- La planificación debe incluir el largo y el corto plazo. Así que utiliza plantillas diarias, semanales, mensuales y anuales. Podrás visualizar y comunicar claramente las prioridades en la jerarquía de tareas y actividades.
- Sé realista a la hora de organizar y distribuir tanto la actividad como los descansos. Especialmente, desde la implantación de la jornada en remoto o híbrida, el derecho a la desconexión debe estar previsto y garantizado. Con el calendario, encontrarás mejores argumentos para decir que “no” y evitar la sobrecarga de la plantilla.
- Diseña el calendario en 5 pasos: elabora un listado de los objetivos, desarrolla la estructura propuesta del calendario, agrega las actividades o tareas, cumple los tiempos y evalúa los resultados, modificando lo necesario en los siguientes calendarios.
- Programa los documentos compartidos con alertas, de tal manera que recibas notificaciones de las modificaciones que puedan hacer los empleados. De este modo, podrás prever las necesidades de sustitución o reparto de tareas.
- Utiliza un software que te permita generar informes y KPI sobre estos calendarios integrados.