El tamaño de la empresa suele ser un factor clave en el debate sobre si internalizar la nómina de los empleados o dejar su gestión en manos de una asesoría externa. En empresas con departamentos pequeños, la externalización (outsourcing) es una opción común para evitar complicaciones relacionadas con el cumplimiento legal. Sin embargo, cuando llega el momento de internalizar la gestión de nóminas, es posible que surjan dudas sobre cómo establecer un procedimiento desde cero. Te presentamos algunas estrategias para garantizar una gestión eficiente de las nóminas en el área de Recursos Humanos.

Internalizar la nómina paso a paso

El paso de trasladar la gestión de nóminas de una asesoría a la empresa puede darse por diversos motivos. Aunque puede haber otras causas, la más común es que el volumen de empleados dificulte la gestión externa, y se haya decidido suprimir el gasto por volverse ineficiente.

El ahorro de costes al internalizar el proceso es una de los beneficios más inmediatos del procedimiento, pero ni por asomo el único.

Crear los procedimientos para la gestión interna de nóminas por primera vez puede resultar algo desafiante. Es por eso que debes tener en cuenta las estrategias que más beneficiarán en la gestión.

Conceptos asociados

Las variables de los sueldos, las bajas, las retribuciones flexibles, etc., son conceptos que cuentan con un impacto directo en cada nómina.

Para poder llevar a cabo esta gestión sin cometer errores fatales, es conveniente que el departamento cuente con una formación ajustada. En este caso, los programas de reskilling en gestión de nóminas serán una gran estrategia a implementar.

Software de nóminas

Existen diversos métodos para gestionar las nóminas de los empleados. Aún a día de hoy, muchas empresas pequeñas optan por usar plantillas para realizar la nómina. Aunque es un proceso que está siendo sustituido por softwares especializados.

Elegir el indicado es tan importante como saber usarlo al detalle. En este sentido, deberás decantarte por el que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa y los empleados.

Retos que debes tener en cuenta

Asumir esta responsabilidad no es un proceso sencillo, y existen diversas problemáticas que debes tener en cuenta a la hora de decidirte a internalizar el proceso.

La seguridad de los datos

Garantizar la seguridad de datos es otra de las razones que te comentábamos anteriormente para decidirse por la internalización de la nómina.

Confiar todos los datos a la asesoría puede suponer una brecha en la seguridad que las empresas temen asumir. No obstante, la gestión de estos datos resulta igual de crítica dentro de la empresa.

Contar con sistemas de seguridad apropiados es una obligación. Y se debe sustentar en tres pilares fundamentales:

• Cifrado. Se debe asegurar que los sistemas usados cuenten con cifrados de seguridad para garantizar la privacidad de los datos.

• Anonimato. En caso de vulneración de la información, se debe asegurar que no se pueda identificar a los empleados.

• Limitación. El acceso a los ficheros de nómina debe estar gestionado únicamente por el personal autorizado.

Contar con poco personal encargado de la gestión

Aunque este punto pueda parecer obvio, contar con el suficiente personal de gestión para internalizar la nómina es clave para evitar errores.

Comúnmente se asume que la gestión de nómina es un proceso que se puede automatizar de forma sencilla y controlarse sin mayor dificultad. La realidad, sin embargo, es que los incumplimientos en esta materia pueden suponer graves sanciones para la empresa. Es por eso que escatimar en personal de administración es un gran error que, a corto o largo plazo, saldrá caro.