Una de las tareas más importantes en recursos humanos es la gestión de nóminas. El pago de sueldos, o las obligaciones y deducciones fiscales que se derivan, tienen incidencia directa en la salud financiera de la empresa. Además, es importante ser rigurosos en el cumplimiento de la legislación laboral, pues puede provocar sanciones graves y dañar la imagen de la empresa. En este artículo, veremos cómo gestionar nóminas sin cometer estos errores.
Errores a evitar en la gestión de nóminas
La gestión de empleados es compleja. No solo desde el punto de vista organizativo y motivacional, sino también cuando se trata de algo tan capital como la remuneración y los salarios. Para evitar sobresaltos, problemas y dificultades en todo lo que tiene que ver con la gestión de la nómina, deberíamos tratar de evitar situaciones como las siguientes:
- Cálculos erróneos: por ejemplo, cuando se han realizado Horas Extras o cuando se calcula la deducción de la seguridad social o la tributación al IRPF. En ese sentido, la automatización de nóminas a través de diferentes software especializados, puede ayudarnos a reducir al máximo estas situaciones.
- Poco dominio del Convenio Colectivo: lo que puede provocar a largo plazo problemas legales con los trabajadores por determinados incumplimientos. Es importante manejar con soltura todos los aspectos indicados en el mismo.
- Retrasos en los ingresos de nómina: que generarán malestar entre la plantilla y en el clima laboral de la empresa. Es importante tener un correcto procesamiento de pagos para que no ocurra.
- Deficiente comunicación con los empleados: hayan existido errores o no, es importante que exista siempre una comunicación clara y concisa con los trabajadores respecto a su remuneración y el proceso que se sigue en ese sentido.
- Falta de revisión: utilicemos un programa informático o no, es muy importante que las nóminas se revisen antes de proceder a su gestión definitiva. Así podremos detectar los posibles errores cometidos.
- Déficit de formación: es importante que los técnicos de nóminas actualicen de forma periódica sus conocimientos. Una reforma laboral a nivel nacional, una subida del salario mínimo interprofesional o un cambio en el convenio puede modificar sustancialmente ciertas reglas en los salarios de los trabajadores.
Cambios pequeños, soluciones grandes en la gestión de personas
Cuando se trata de la gestión de nóminas, muchas empresas optan directamente por utilizar una gestoría o servicio de outsourcing externo. Estas empresas, especialistas en este trabajo, pueden ayudarnos a eliminar la mayoría de los errores y problemas anteriormente citados. Manejan potentes softwares de gestión, conocen la normativa y sus cambios más actuales y son expertos interpretando convenios colectivos. Además, nos aseguran un procedimiento exhaustivo que, por tanto, nos asegura buenos resultados.
Sin embargo, muchas pymes o micropymes no pueden permitirse el coste de estos servicios y deben tratar de solucionar los problemas por sí solas. En este sentido, podemos citar algunos cambios sencillos que pueden, por su parte, generar mejoras importantes en la gestión de nóminas. Podríamos destacar los siguientes:
- Contar con una base de datos de empleados actualizada y enriquecida: donde podrán recoger todos los datos relacionados con su trabajo: horas extras realizadas, días de absentismo, etc.
- Digitalizar documentos básicos: que pueden compartirse con facilidad para evitar retrasos y dificultad en el proceso.
- Crear un calendario coherente de gestión de nóminas: que será conocido por todo el departamento de RRHH e involucrará a las áreas de producción para la recogida de los datos necesarios.
