¿Te preocupa el volumen de documentos generados en tu empresa y cómo optimizar tu gestión documental? En Recursos Humanos ganar en eficiencia en la recuperación de la información del talento humano ahorra costes y agiliza los procesos. Trabajar en la nube, con firma electrónica y programas escalables son algunos de los consejos para mejorar el tratamiento de tu archivo digital. Simplifica los procesos trabajando en tiempo real de manera sincronizada con software que permita la accesibilidad a todos los trabajadores involucrados.

Optimiza tu gestión documental

La clave para que la gestión documental en RRHH es que todos los trabajadores del departamento tengan acceso en tiempo real a estos datos. Incluso en las empresas más pequeñas, la eficacia en los procesos de documentación es una de las prioridades. La transformación digital acelerada por la pandemia ha dejado en desuso el tratamiento por mail. Además, ha puesto de relieve su vulnerabilidad y los riesgos en ciberseguridad en cuanto a la protección de datos que presentaba.

El archivo documental, es decir, los documentos generados en un proceso pueden estar en diferentes áreas o departamentos. Por ejemplo, una solicitud de material junto a un contrato y una factura. Para trabajar de manera sincronizada y eficiente, debes elegir una herramienta que optimice la tarea.

Además, al tratar con talento humano toda la información articulada es fuente de beneficios. Una de las ventajas de mejorar la gestión documental es que hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. En la era del big data y el people analytic, no te puedes permitir perder el tiempo buscando en carpetas y archivos. La carrera la gana quien es más ágil en la recuperación de la información, no en quien produce más.

Consejos prácticos para pymes

La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de documentos debe facilitar su recuperación, permitir la extracción de información, el expurgo de los que no sean necesarios, la conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, así como la destrucción cuando ya no se necesitan. De esta manera, para optimizar tu gestión documental es importante que utilices documentos electrónicos y firma digital. Sigue estos consejos prácticos en el tratamiento de la información:

• Check-in / check-out y bloqueo: para coordinar la edición simultánea de un documento. Así, los cambios de una persona no se sobreescribirán a los de otra persona.
• Control de versiones: el objetivo es mantener el histórico del documento. Recoge los datos sobre cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
• Roll-back: útil para “activar” una versión anterior en caso de error. Si tu empresa es pequeña y decides empezar poco a poco, asegúrate de que tu primera versión sea escalable y pueda integrarse en las futuras mejoras.
• Registros de auditoría: si varias personas estáis trabajando sobre el mismo expediente, es necesario poder reconstruir quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el sistema.
• Comentarios y marcas. Agiliza el procesamiento del documento sin aplicaciones o herramientas extendidas, es decir, sobre el mismo archivo.