«La flexibilidad está aquí para quedarse». Así de rotundo se muestra Charles Grantham al dar su opinión sobre este concepto que él lleva investigando dentro del ámbito laboral desde hace más de dos décadas. Tal vez, en Estados Unidos, desde donde el autor de libros como ‘El futuro del trabajo’ y ‘Agilidad empresarial’ contesta a través del correo electrónico, esta realidad sea más palpable que en nuestro país, en el que el sector servicios —»un tipo de trabajo en el que es difícil aplicar herramientas de flexibilidad», apunta Grantham— es la actividad que más aporta a nuestra economía.

La flexibilidad ya se practica

Sin embargo, en el mundo de la empresa, tanto en el de las grandes multinacionales como en el de las pequeñas oficinas, la flexibilidad laboral y de espacios está dejando de ser una teoría para pasar a la práctica. Ya no es anecdótico que alguien pida entrar un poco más tarde para llevar a sus hijos al colegio o que los jueves pueda salir antes para llegar a tiempo al máster. «Desde hace tiempo estamos viviendo una revolución en la forma de trabajar, lo que sucede es que pocas empresas se deciden a establecer las bases de esta flexibilidad», explica Francisco Vázquez, presidente del grupo 3GOffice. Desde su compañía, que se dedica a asesorar y ofrecer soluciones en temas relacionados con el espacio y el diseño de oficinas, han percibido un creciente interés por el concepto del trabajo flexible.

Para Vázquez, el uso de la tecnología así como las necesidades de los propios empleados —»que ya no viven para el trabajo y demandan tiempo para su vida personal»— son los principales responsables de este cambio. De igual manera, señala la importancia del trabajo colaborativo frente al productivo y transaccional. «Son los llamados ‘knowledge workers’ [trabajadores del conocimiento], que funcionan en equipo y de forma más creativa».

Oficina flexible

La respuesta que mejor responde a la demanda de este modelo de desempeño es la oficina flexible. «Aunque mucha gente lo relacione únicamente con el teletrabajo, esa es sólo una de las opciones; la flexibilidad es mucho más», aclara el presidente de 3GOffice y enuncia lo que, en su opinión, implica: «Que la empresa deje a sus empleados organizarse y manejar su tiempo; que cada persona sea responsable y libre de elegir su horario y desde dónde trabajar; y que la estructura de valoración de los equipos sea por objetivos y no por presencia en la oficina».

Para dar respuesta a esta revolución laboral, en la que el puesto físico de trabajo está perdiendo importancia, aparece el concepto de oficina flexible, según el cual, los empleados pueden moverse por la sede corporativa con libertad. «En todos los sectores donde hemos llevado a cabo estudios veíamos que la media de ocupación de los puestos asignados como fijos oscilaba alrededor del 50%, mientas que las salas de reuniones y otras zonas comunes estaban siempre llenas», explica Francisco Vázquez.

Open space

La flexibilidad aquí reside en que cada día, el empleado puede elegir dónde trabajar —en un puesto con ordenador, en una sala de reuniones, en un puesto con videoconferencia…— en función de lo que tenga que hacer. Además, la reorganización del espacio que conlleva diseñar una oficina flexible de estas características puede reducir hasta un 40% los metros ocupados con el consiguiente ahorro económico.

Hace casi un año, la sede central de Kellogg’s en nuestro país ocupaba 2.240 metros cuadrados, contaba con una sala de reuniones por departamento y con despachos para cada uno de los directores. Desde el pasado mes de enero, cuando se mudaron a un nuevo edificio en otra zona empresarial de Madrid, los despachos privados han desaparecido (incluido el del director general), las zonas comunes —salas de reuniones, áreas informales para trabajo en equipo…— han crecido y el número de metros cuadrados (1.600) ha disminuido.

«Hemos aplicado el concepto de trabajo flexible tanto en el tiempo como en el espacio», explica Susana Gómez, directora de Recursos Humanos de la firma, que aclara que lo único que exigen es disponibilidad de 10 a 17 horas para facilitar la coordinación de los equipos. Esta filosofía fue la que 3GOffice, responsable de la arquitectura y diseño de esta nueva sede, impregnó en todos los detalles. Por ejemplo, aunque hay zonas específicas para cada departamento —barrios—, los puestos no son fijos y cada empleado cuenta con una taquilla para dejar guardadas cada día todas sus pertenencias. «El trabajo no es un lugar, es una actividad. Por eso también hemos proporcionado un ‘kit de nuevas tecnologías’ a todos y cada uno de los trabajadores compuesto por una blackberry, ADSL y teléfono en casa y un módem 3G», añade Gómez. ¿Pueden estas facilidades convertirse en un arma de doble filo? «No es algo obligatorio, se podía aceptar o no y, por supuesto, sigue existiendo la posibilidad de venir con un horario normal y trabajar en el mismo sitio todos los días», aclara la directora de RR.HH.

Mejora de la percepción de los empleados

En cualquier caso, la plantilla, pasadas las lógicas reticencias iniciales a la novedad, «se está mostrando muy satisfecha con el cambio». Una actitud que encaja a la perfección con la teoría de Grantham sobre la flexibilidad laboral: «Estos empleados disfrutan de un mayor grado de satisfacción y de fidelidad a la compañía y llegan a ser un 15% más productivos que los compañeros que trabajan atados a un ambiente más tradicional». El experto estadounidense, fundador del Work Design Collaborative, desde donde abogan por un futuro con centros de trabajo flexibles que sean social y medioambientalmente respetuosos, lanza una predicción aplicable en todo el mundo: «En los próximos diez años, estos trabajadores del conocimiento pasarán sólo el 20% de su tiempo en una oficina centralizada; el 40% se quedará en casa y el 40% restante optará por trabajar ‘on the move’, es decir, desde una biblioteca, una cafetería o en espacios que se terminarán creando con esta función».