Hacer las cosas bien forma parte del proceder de una empresa responsable. Al igual que las personas, las empresas también asumen un código ético con el que guiarse por todo lo que hacen. La gestión de la plantilla es una oportunidad para que este comportamiento de buenas prácticas quede patente. De la misma manera que hay estrategias para incorporar a las personas a las empresas también es importante que, cuando se marchan, independientemente de los motivos por los que lo hagan, se pueda hacer un cierre digno de la relación. Tener una estrategia de offboarding, de salida de la empresa, ayudará a que este proceso complicado de ruptura pueda ser satisfactoria por ambas partes.

Por qué es interesante hacer offboarding

Además de ofrecer una forma de despedida respetuosa los procesos de offboarding ayudan a que la transición en la ocupación del puesto por otra persona sea efectiva. También garantiza que no se dejan cabos sueltos en cuanto a la seguridad de la información que maneja la empresa y que la marcha del empleado no interfiera de manera significativa en el día a día.

Evita que pueda haber demandas por incumplimiento de procedimientos fundamentales ante despidos y garantiza que se tramita un fin de la relación laboral acorde con la legalidad y los derechos de los trabajadores.

Además, es interesante en cuanto a la imagen de marca, la reputación de la empresa. La imagen que proyecta hacia los propios empleados, clientes, proveedores y público en general.

No hay que olvidar la oportunidad que ofrece para seguir mejorando. La información que puede aportar la persona que abandona la empresa sobre elementos de mejora es información muy valiosa, en tanto en cuanto existe libertad por parte del exempleado para ser sincero.

Qué cosas hay que hacer en una estrategia de offboarding

Las principales tareas para abordar un protocolo para offboarding de uno o varios empleados son estas:

1. Asegurarse que hay un documento que certifica el fin de la relación. Tanto si se trata de un despido (una carta de despido) como si es una marcha voluntaria, por lo que sería necesaria una carta de renuncia al puesto. Imprescindible es listar todos los trámites necesarios para la firma del finiquito y comprobar que se está cumpliendo con la legalidad punto por punto. Evitará posibles demandas por incumplimiento del contrato.

2. Comprobar los documentos sensibles en los que se hayan firmado acuerdos de confidencialidad y comunicarlos debidamente a la persona que deja la empresa.

3. Recoger las tareas y procesos que quedan pendientes, a quién se asignarán los clientes y reasignar responsabilidades. En este punto se puede aprovechar para valorar si los cometidos han estado adecuadamente designados. Planificar todo lo que quedaría incompleto debido a esta salida y configurar el nuevo organigrama.

4. Preparar la vacante. Es decir, quién se encargará en adelante de las tareas que quedan sin asignar. Definir qué competencias técnicas y demás habilidades tiene el puesto y quién podría reunirlas. En caso de que el perfil no pueda encontrarse entre la plantilla, o se prefiera incorporar a una persona ajena a la empresa, determinar el proceso de selección para cubrir el puesto.

5. Recuperar todo aquel material que se haya facilitado al empleado para hacer su trabajo. Es habitual que se haya entregado dispositivos móviles, portátiles, llaves de acceso a dependencias de la empresa, tarjetas, uniformes. En resumen, todo aquello que forme parte del material corporativo.

6. Es fundamental proceder a la baja cuentas de acceso a bases de datos, intranet, aplicaciones, servicios, cuenta de correo corporativo. También de los grupos en servicios de mensajería instantánea propiedad de la empresa.

7. Un de las acciones más importantes en la estrategia de offboarding es comunicar la partida al resto de empleados consultando antes con el interesado para consensuar un mensaje, sobre todo cuando se trata de un final traumático, un despido o un abandono voluntario conflictivo. Hacer el esfuerzo por dar una información compartida por ambas partes evitará la rumorología. Es necesario ponerlo en conocimiento de clientes, evidentemente, de una forma meramente informativa y, si es posible, acompañando esa comunicación del anuncio de quién se ocupará a partir de ese momento de la interlocución dejando claro que el cambio no implicará ningún perjuicio.

8. Será muy valioso para el crecimiento de la empresa obtener la devolución que haga el empleado que sale sobre su experiencia en la empresa. Puede hacerse mediante una entrevista personal o por escrito. La idea es que pueda expresarse con sinceridad. Sus respuestas servirán para analizar hasta qué punto puede mejorarse en el proceder, valorar la política de salarios, las oportunidades para la conciliación y flexibilidad de horario de la jornada o las oportunidades de promoción. Todas ellas cuestiones que motivan la salida voluntaria de las empresas y la fuga de talento.

Deja huella para que tus exempleados hablen bien de ti

Pero es interesante dejar la puerta abierta. Continuar en contacto a través de las redes sociales profesionales puede ser una buena opción o incorporando a la persona que sale a un fichero de exempleados para los que crear una comunicación específica que hable de las andanzas de la empresa o pueda ser una fuente de vacantes para otro momento, incluso, para que funcionen como prescriptores para futuros empleados.