Una gran parte de las reuniones de trabajo podría evitarse y otras parte se alarga durante más tiempo del imprescindible, se enquista en discusiones estériles o deriva en debates sobre cualquier otro tema sin llegar a ninguna conclusión efectiva.
«Las reuniones se usan para unificar e integrar objetivos, ya que proporcionan una vía de comunicación directa. Son, por tanto, necesarias y forman parte de las rutinas y la vida de la empresa. Pero si no se planifican y coordinan de la forma correcta, se convierten en pérdidas de tiempo que repercutenen la productividad, reduciéndola, y, en consecuencia, también generan pérdidas económicas», explica Miguel J.Roldán, ‘coach’ y presidente de The International School of Coaching.
El experto asegura que el 50% de las reuniones de trabajo no se justifican, y un ejecutivo puede llegar a pasarse hasta 100 horas al año en reuniones. «Si multiplicamos por el número total de personas que dirigen equipos en las empresas –las que más se reúnen–, el coste es verdaderamente muy elevado», valora.
«Es peor organizar una nefasta reunión que simplemente no reunirse», aconseja Carmen Cuadrado, profesora del claustro de Secretariaplus, comunidad ‘on-line’ dirigida a los profesionales del secretariado, y experta en protocolo. Sobre todo en la época de las nuevas tecnologías. «La mayor parte de las veces se convocan reuniones sin considerar que puede haber otros medios menos costosos en tiempo y dinero a través de los cuales podría trasmitirse la información que se va a difundir en la reunión», dice la experta. ¿Por ejemplo? «En ocasiones, un simple correo electrónico podría haber ahorrado más de una convocatoria».
Para que una reunión sea efectiva, lo primero que hay que hacer es elegir el número de personas a las que vamos a convocar. Carmen Cuadrado opina que no se deben sobrepasar las 10 personas, porque de otro modo se acaban creando subgrupos que debaten otras cuestiones y es difícil alcanzar un consenso. «En una reunión tienen que estar las personas directamente involucradas en el asunto, pero nadie más», añade la experta.
Miguel J. Roldán diferencia entre las reuniones meramente informativas, en las que el número de personas no ocasiona un problema, y las de estrategia, gestión del cambio y toma de decisiones, donde «el número de participantes adecuado debe ser limitado para que la reunión no sea impracticable». Lo ideal es que sean entre seis y 12 personas.
Por lo demás, ambos expertos hacen hincapié en que es necesario planificarla con tiempo, ser puntuales, nombrar un moderador que levante acta y que dé los turnos de palabra o incluso asistir con una actitud positiva.