La planificación de la capacidad tiene en cuenta el volumen de la producción y los recursos con los que se cuenta para llevarlo a cabo. Es un concepto fundamental en recursos humanos. Entre las ventajas destaca la agilidad en la toma de decisiones y la mejora de la calidad. Los ejes fundamentales son la medición, el cálculo realista y equilibrar los recursos en base a los datos registrados.

El objetivo de la planificación de la capacidad de producción

Trabajar en una empresa donde todo es perfecto suele ser un espejismo, es cierto. Pero puede convertirse en el camino hacia el que orientar los pasos. Para evitar que este camino se vuelva arduo o insoportable, tanto para los equipos como para los mandos, es aconsejable centrar los esfuerzos en la planificación de la capacidad de producción.

Este concepto, fundamental en Recursos Humanos, remite a la evaluación de potencialidades entre el personal, tanto a nivel de talento como de organización de la fuerza laboral. En otras palabras: ¿Tiene tu equipo capacidad para asumir las tareas que les asignas o que van a asociadas a un nuevo proyecto? Se trata de analizar la capacidad y los recursos. Suelen distinguirse estas fases:

  • Medir: aunque es el ingrediente básico para que salga la receta, resulta bastante habitual que no se practique con esa tendencia a centrarse en lo urgente y olvidar lo importante. Necesitas saber las horas que pueden asumir los trabajadores para el desempeño sin sobrecargar al equipo. Recuerda que con la crisis sanitaria de 2020 hasta el 71% de los empleados afirmaron estar agotados.
  • Datos: no te tires a la piscina, por mucho que esté de moda lo de diversificar el proyecto. A menos que tengas toda la información necesaria sobre lo que esta nueva dimensión del negocio o proyecto va a requerir al equipo.
  • Calcular: ¿Cuál es la capacidad de recursos actual de tu equipo?. Aplica el principio de realidad, sobre la estimación de que una persona de media saca 30 horas a la semana de trabajo efectivo.
  • Equilibrar la capacidad actual con la demanda aplicando la estacionalidad. Especialmente en algunos sectores, hay temporadas en las que el equipo trabaja al máximo de rendimiento y no puede abordar ninguna propuesta más.

Directivas que siguen la planificación de la capacidad de producción

Estrategias y ventajas de planificar

Ahora bien, del dicho al hecho hay mucho trecho. Pocos liderazgos pondrán objeciones a las ventajas que supone planificar la capacidad de producción. Pero la cuestión es cuándo y cómo aplicarlo. Se suelen diferenciar tres tipos de planificación según la estrategia:

  • Lead o de anticipación: aumentando la capacidad de producción cuando se espera una gran demanda. Como, por ejemplo, con la próxima campaña de Navidad.
  • Lag o de retraso: Vinculado al aumento real de demanda, como en la hostelería, por ejemplo.
  • Match o de adaptación: esta es una combinación de ambas, que procura contar con recursos adicionales según las temporadas mientras que se reajusta el equilibrio.

Para medir, que es el primer escalón, puedes pedir al equipo que registre sus tareas y tiempos durante una semana. A partir de ahí, puedes localizar dónde puede haber margen de maniobra. Servirte de soluciones informáticas para procesar y sincronizar estos datos es muy recomendable. Las ventajas evidentes serán la agilidad en la toma de decisiones y la mejora de la calidad al respetar el triángulo de hierro.