Es evidente que el correo electrónico ha mejorado y facilitado notablemente las comunicaciones no sólo personales sino también profesionales, pero no todo es perfecto. Según revelan diversos estudios, el 70% de los empleados utiliza mal el correo lo que supone una importante pérdida de tiempo — se ha calculado que un 30% de la jornada laboral se dedica a revisar, responder o borrar correos— o lo que es lo mismo, una importante pérdida de dinero para las empresas. Tim Burres, experto en la materia y autor de libros sobre el tema, ha valorado esta pérdida en más de 4.000 millones de euros en todo el mundo.
Contestar a cada email que se recibe de forma automática, tener predefinido un sonido para cada vez que entra un mensaje nuevo o poner en copia a más personas de las necesarias cuando se envía un mail son algunos ejemplos de malas prácticas a la hora de gestionar el corro en el trabajo.
Pese a lo que pueda parecer, hacer un uso adecuado y eficaz del correo que se recibe a diario en la empresa puede no sólo aumentar la productividad sino también mejorar el clima el laboral y ayudar a equilibrar vida personal y profesional. «Muchas veces no nos damos cuenta de los errores que cometemos a la hora de gestionar nuestro correo porque los cometemos ya de un modo inconsciente. Si lo utilizáramos de un modo más correcto, no sólo lograríamos aumentar nuestra productividad sino que reduciríamos el estrés y el desgaste que puede llegar a suponer es estar a todas horas contestando, recibiendo o enviando mails innecesarios», apunta Ángeles de la Flor, directora general de Atesora.
Una buena selección
Una de los principales focos de pérdida de tiempo, aumento de estrés y desmotivación es lo que podría llamarse como el «e-mail para todos». Es decir, el envío de mails con copias, visibles o ocultas, a diversas personas. Este tipo de copias a diferentes destinatarios son en un 90% innecesarias y generan pérdida de tiempo en aquellas personas que no tienen una relación directa con el tema que se trata en el mensaje. Actualmente, debido a la comodidad y ubicuidad del e-mail, se ha cogido la costumbre de enviar correos de forma aleatoria en cualquier lugar y momento, sin reparar en si son necesarios o no, o en si el tono era el adecuado. «En los e-mails se pierde mucho de la comunicación verbal y gestual. Por eso tenemos que tener mucho cuidado con lo que escribimos y cómo lo hacemos, y pensar si es totalmente necesario ese mensaje que vamos a escribir o no», comenta Ángeles de la Flor, a lo que añade que «lo escrito, escrito queda, y muchas veces puede dar lugar a desavenencias o malos entendidos, que pueden entorpecer en lugar de ayudar a la comunicación en nuestro trabajo».
Errores más comunes
Además de los fallos a la hora de gestionar el correo, es habitual que se cometan otra serie de errores que también es interesante tener en cuenta para hacer un uso más adecuado de esta herramienta:
● Poner nombres coloquiales como remitente de las cuentas de correo en vez de los nombres y apellidos y el nombre de la empresa para localizarlos fácilmente.
● Mandar correos con el «Asunto» el blanco. Esta costumbre obliga a abrir el correo para ver de qué trata.
● Firmas del mail incompletas. Lo ideal sería: nombre completo, cargo, nombre de la empresa, dirección postal, teléfono, página web y correo electrónico.
● No controlar el peso de los archivos adjuntos.
● Escribir en todo en mayúsculas, o al contario, todo en minúsculas sin signos de puntuación.
● No cuidar la presentación del mensaje (tipografías, fondos,…) tanto por defecto como por exceso.