Conseguir que la plantilla se implique en decisiones importantes para la empresa no es fácil, pero merece la pena hacer un esfuerzo. Es importante conocer dónde se origina un problema, atacar sus causas y proponer mejoras. Los primeros que detectan este tipo de cuestiones son los trabajadores, pues tienen el contacto directo con las distintas fases de la producción. Lograr el feedback de los empleados puede convertirse en un factor clave para el éxito de un negocio.
Recopilar sus impresiones, conocer de primera mano cuáles son los fallos que se están produciendo, saber si hay avances o formas de perfeccionar una tarea para que sea más eficiente o detectar si hay un mal ambiente que esté afectando a la producción es información que servirá a la compañía para elaborar un plan en el que progresen sus objetivos.
Cinco pasos para extraer la retroalimentación de la plantilla
1. Programar una reunión periódicamente
Si ya está establecida esta reunión para plantear temas de organización del trabajo, solo hay que incluir algunos puntos a tratar en estas sesiones. Si no, conviene programarla con una periodicidad que dependerá de la actividad que se lleve a cabo. Los puntos deben ser muy concretos para que no haya divagaciones. Tal como apunta la consultora de talento Mercedes Hortelano, «enviar un borrador de feedback con tiempo, permite que lo preparen y focalizarse en el objetivo durante la reunión». Es el momento de dar un pequeño repaso a si se han cumplido los objetivos, si se observa alguna mejora en los recursos o si se ha producido un error subsanable. Los juicios sobre lo expuesto deben quedar a un lado, este es un momento para recoger información y ponerla en común entre los asistentes.
2. Hacer un buzón de sugerencias
Puede disponerse un espacio en el que se recojan las propuestas espontáneas de los empleados. Es un método clásico, pero sigue siendo de utilidad. Ya no es necesario colocar un recipiente en mitad del pasillo para recopilar esta información en papel. Hay herramientas digitales que se pueden emplear para cumplir la misma función. Abrir un foro común o un grupo privado dentro de una red social puede proporcionar incluso una vía para que sean votadas las sugerencias.
3. Realizar una encuesta general
También puede resultar revelador realizar una encuesta a todos los empleados, independientemente del departamento al que pertenezcan o el cargo que ocupen. Una periodicidad anual suele ser suficiente. Las preguntas pueden ser del tipo: «¿Te sientes satisfecho con la compañía?», «¿Crees que tu opinión cuenta?», «¿Te encuentras seguro en tu puesto?», «¿Cuentas con los recursos apropiados para llevar a cabo tu labor diaria?». O bien más concretas: «¿Has encontrado alguna dificultad destacable para cumplir los objetivos de este año?», «¿Te identificas con los valores de la compañía, que son tales (habría que especificarlos, aunque sea de manera muy resumida)?». Con los resultados recogidos se puede elaborar un informe del que seguro se extraerán conclusiones interesantes. Es importante evaluar si se hace de manera anónima para conseguir mayor veracidad en las respuestas.
4. Tomar nota de lo que se dice
De nada sirve obtener una información tan valiosa si no queda recogida de una manera práctica. En el caso de las reuniones, se pueden elaborar actas. Las conclusiones a las que se llegue pueden transformarse en objetivos reales de los que habrá que hacer seguimiento. Las sugerencias de los buzones se procesarán enviándolas a los departamentos que corresponda y hacer un conteo cada cierto tiempo de las que han podido ser atendidas y cuáles han quedado pendientes o se han desechado y por qué. El informe sobre las encuestas que se hayan realizado también se añadirá a la estrategia de mejora de la compañía transformado en acciones que se pueden llevar a cabo. De nuevo Mercedes Hortelano apunta: «Un buen feedback aporta situaciones y datos concretos».
5. Hacer un reconocimiento a las buenas ideas
Establecer medidas que incentiven la participación activa de la plantilla ayudará a crear un clima en el que se vea que son bienvenidas las propuestas. Se puede dar un premio a la mejor iniciativa sobre un objetivo concreto; se pueden repartir incentivos que premien la participación activa y efectiva, y será siempre una buena idea reconocer el mérito de haber cumplido los propósitos que se hayan planteado, no solo de palabra, sino con algún tipo de retribución extraordinaria.