Gestionar las dietas de viajes o desplazamientos laborales es una tarea que debes automatizar. Para ser ágil, busca soluciones informáticas que lleven el control de los gastos de locomoción, alojamiento o manutención. En la nómina van a aparecer como percepciones no salariales. Algunos bancos ya disponen de plataformas que llevan al día la fiscalidad de las dietas con tarjetas virtuales para los trabajadores.
Qué hay que tener en cuenta a la hora de gestionar las dietas
Para gestionar las dietas especifica lo que cubren: gastos de viaje o desplazamiento por motivos laborales fuera del entorno de trabajo habitual. Con el crecimiento del teletrabajo y la globalización, las necesidades de traslado se han reducido. Pero sigue habiendo muchos sectores o aspectos del negocio que requieren la movilización del capital humano.
Las políticas y procedimientos varían según el sector y la empresa. En ocasiones, se estipula previamente en el convenio los gastos de locomoción, alojamiento o manutención. También puede ocurrir que fijes el importe de las dietas por contrato. En el caso de los autónomos, su actividad también genera una serie de gastos fuera del domicilio de trabajo habitual que serían los equivalentes a las dietas o convenios que perciben los empleados por cuenta ajena.
En cuanto al reembolso y límites de estas dietas, en España puedes abonar 26,67€ o 53,34€ con pernocta. En territorio extranjero sería de 48,08€ o 91,35€ con pernocta. El kilometraje es más difícil de calcular, puesto que el vehículo puede ser usado para más viajes que solo los del trabajo. El gasto medio ha subido a 0,24€ por kilómetro de desplazamiento. A esto debes sumar los costes del aparcamiento y el peaje. Sin embargo, al analizar los tickets, los gastos en restaurantes siguen llevándose con diferencia la mayor inversión en dietas de la empresa. El ticket medio aquí es de 13,5€.
Herramientas tecnológicas que te ayudarán en esta tarea
Definir de manera clara y transparente las políticas de gastos para dietas laborales facilita la gestión y evita malentendidos. El procedimiento clásico era dar al trabajador una partida presupuestaria para compensar los gastos de las dietas laborales. Se podía realizar previamente o bien que el empleado lo adelantara y luego pasara a contabilidad tickets y facturas. El desarrollo digital ha facilitado la tarea al departamento de recursos humanos. También de cara a su tratamiento fiscal. Algunos bancos y plataformas te permiten ya llevar al día la fiscalidad de las dietas con un sistema de tarjetas físicas y virtuales para cada empleado. A lo que debes sumar los tickets adjuntos a las transacciones mediante una foto.
Las herramientas tecnológicas te permiten fijar una cantidad por cada trabajador o clasificar las facturas y almacenarlas para luego discriminar los gastos que tributan y los deducibles. Este tipo de dieta laboral puede aparecer reflejada en la nómina y aparecer en el apartado «Devengos» mediante la partida «Percepciones no salariales«. Siempre y cuando las cantidades no sobrepasen el límite establecido que las dispensa de pagar IRPF, no deberán incluirse en la declaración de la renta. Es importante vigilar si la actividad se realiza en el extranjero si en ese país ya se gravan los rendimientos del trabajo. En tal caso, habría que acudir al convenio para evitar la doble imposición.
