La digitalización de los procesos administrativos cada vez está más extendida en todos los ámbitos. Además de la rapidez y la eficiencia que aportan las gestiones digitalizadas, el hándicap de la presencialidad obligatoria se elimina, evitando así los problemas de agenda entre el departamento de recursos humanos y la plantilla. Como parte de esta digitalización laboral, la práctica de firmar contratos de trabajo con firma electrónica es una de las tendencias que más puede facilitar la labor de la incorporación de un nuevo empleado. Si tienes dudas de cómo funciona el proceso, te explicamos las claves para que puedas aplicarlo en el artículo de hoy.
¿Es posible realizar la firma electrónica de contratos?
Para poder aplicar los trámites laborales en línea es necesario tener en cuenta unos criterios legales para asegurar la validez de los procedimientos.
En Europa, el cumplimiento normativo en materia de firma electrónica se recoge en el conocido como elDAS y regula las condiciones de legalidad digital de este tipo de operaciones en línea.
Según especifica el Reglamento (UE) no 910/2014 del que se desprende el sistema eIDAS, su objetivo es “reforzar la confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior proporcionando una base común para lograr interacciones electrónicas seguras entre los ciudadanos, las empresas y las administraciones públicas”.
Gracias a esta normativa, se establecen unos criterios comunes que aplicar para asegurar la privacidad y validez de los trámites. Según la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, esta ha de cumplir con unas premisas esenciales:
- Identificar al firmante.
- Verificar la integridad del documento firmado.
- Garantizar el no repudio en el origen.
- Contar con la participación de un tercero de confianza.
- Estar basada en un certificado electrónico reconocido.
- Debe de ser generada con un dispositivo seguro de creación de firma.
Tipos de firma
Tal y como dicta el sistema eIDAS, hay tres tipos diferenciados de firma electrónica.
Firma electrónica simple o básica
Este tipo de firma es de utilidad en documentos electrónicos que requieran de una confirmación por parte del firmante. Su funcionamiento se basa en la aceptación de una casilla que demuestra estar de acuerdo con las condiciones que especifique el documento en cuestión. Sin embargo, en materia de contratos laborales, su uso no está recomendado, puesto que no permite identificar al firmante.
Firma electrónica avanzada
La gran diferencia en cuanto a la simple es que este tipo de firma sí permite identificar al usuario que realiza la firma del documento digital. Asimismo, también proporciona información acerca de los cambios que ha sufrido el documento una vez firmado.
Firma electrónica cualificada
Por último, este tipo de firma ofrece las mismas ventajas que la avanzada, pero requiere de un certificado electrónico cualificado.
¿Cómo se puede firmar contratos de trabajo con firma electrónica?
El proceso de firma electrónica proporciona una eficiencia administrativa para las empresas digna de ser valorada. Además, el procedimiento para llevarla a cabo es muy sencillo de aplicar.
Para empezar, una vez la empresa redacte el contrato, solo necesita hacérselo llegar al trabajador con la solicitud de firma electrónica de su elección. Si bien la firma electrónica cualificada proporciona un plus de seguridad, lo más común es realizarlo con la firma electrónica avanzada.
Al momento de recibir el documento, el trabajador puede consultarlo, rellenarlo, firmarlo y remitirlo a la empresa por el sistema de comunicación interna o por correo electrónico. Una vez se validen los datos y se compruebe que son correctos, el proceso finaliza, ahorrando tiempo, citas y papeleo innecesario.